人事檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)行的重要支柱。為保證事業(yè)單位的各項(xiàng)工作高效有序開展，應(yīng)不斷提升人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。為此，現(xiàn)針對(duì)事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理工作進(jìn)行研究，并重點(diǎn)圍繞人事檔案管理的要點(diǎn)、規(guī)范化管理的重要性，以及實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的策略進(jìn)行論述。

為推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展，最大限度地發(fā)揮事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)效能，可以從事業(yè)單位的人事檔案管理工作入手，積極推動(dòng)人事檔案的規(guī)范化管理，挖掘人事檔案管理工作的潛在價(jià)值，使其發(fā)揮出檔案知識(shí)服務(wù)的作用，解決當(dāng)下事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，建構(gòu)規(guī)范化、信息化的人事檔案管理新模式。

事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

提升人事檔案管理工作效能

人事檔案規(guī)范化管理工作的開展能夠有效優(yōu)化檔案管理流程，明確各個(gè)崗位職責(zé)，使得檔案管理人員各司其職，共同提升事業(yè)單位人事檔案管理工作效能，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供有力支持。

主動(dòng)規(guī)避檔案管理遺漏問(wèn)題

以往，事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息不全、材料遺漏等問(wèn)題，這給檔案管理工作的開展帶來(lái)了消極影響。在解決該問(wèn)題時(shí)，可以積極推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化，以保證各個(gè)工作環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，從而規(guī)避檔案管理遺漏問(wèn)題的出現(xiàn)。

確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性

人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性將直接影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展效果。因此，要加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理，突出“三齡兩歷一身份”審核的規(guī)范化，進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍髓b別，挑出材料中的問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行查證，以便為后續(xù)人事檔案的管理提供依據(jù)。

助力單位公共服務(wù)效能提升

事業(yè)單位在推進(jìn)公共服務(wù)時(shí)，需要以公職人員為抓手，為人民群眾提供高效、有保障的公共服務(wù)。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)公職人員能力與職位的精準(zhǔn)匹配，助力事業(yè)單位社會(huì)公共服務(wù)效能不斷提升。

推動(dòng)信息化人事檔案管理

在信息化技術(shù)賦能的時(shí)代背景下，為了全面發(fā)揮人事檔案規(guī)范化管理的優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮人事檔案信息化建設(shè)的安全管理、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理優(yōu)勢(shì)，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化管理。

事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的具體舉措

推動(dòng)人事檔案管理制度的規(guī)范化

1.責(zé)任制度規(guī)范化

新時(shí)期在推動(dòng)人事檔案規(guī)范化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)突出責(zé)任制度規(guī)范化建設(shè)，通過(guò)大量的人事檔案管理案例分析可知，多數(shù)負(fù)面案例的發(fā)生都是因?yàn)槿耸聶n案管理責(zé)任制度沒(méi)有得到有效執(zhí)行，以至于形式主義問(wèn)題長(zhǎng)期存在。

在檔案管理責(zé)任制度規(guī)范化建設(shè)過(guò)程時(shí)，為不斷增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，可以從領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、政治責(zé)任三個(gè)維度切入，制定責(zé)任明確的人事檔案管理責(zé)任制度，明確檔案管理人員需要履行的義務(wù)與職責(zé)，以及出現(xiàn)問(wèn)題后需要承擔(dān)的后果，以此調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能動(dòng)性。

在對(duì)各個(gè)崗位的責(zé)任進(jìn)行界定時(shí)，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)界定崗位職責(zé)、責(zé)任后果、追責(zé)時(shí)限、責(zé)任環(huán)節(jié)等。同時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞崗位職責(zé)，重點(diǎn)對(duì)檔案敏感信息進(jìn)行審核，并遵循凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審的核心原則，進(jìn)而明確各個(gè)責(zé)任主體的工作內(nèi)容與工作目標(biāo)，確保各個(gè)責(zé)任主體能夠承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，履行其相應(yīng)的義務(wù)，保證事業(yè)單位人事檔案管理的有效性。

在界定事件問(wèn)責(zé)時(shí)限時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事件涉及的具體內(nèi)容、具體性質(zhì)，科學(xué)準(zhǔn)確地界定責(zé)任追究的時(shí)限。鑒于人事檔案管理工作的特殊性，在進(jìn)行責(zé)任追究時(shí)，相關(guān)責(zé)任人是否在對(duì)應(yīng)崗位，并不影響問(wèn)責(zé)工作的開展。在對(duì)重大事件進(jìn)行責(zé)任追究時(shí)，應(yīng)采取終身追責(zé)制度，以確保每一位工作人員都兢兢業(yè)業(yè)地工作，從而主動(dòng)規(guī)避人事檔案管理中的各類風(fēng)險(xiǎn)。

2.審核制度規(guī)范化

《干部人事檔案工作條例》（下文簡(jiǎn)稱為《條例》）對(duì)事業(yè)單位人事檔案審核管理機(jī)制進(jìn)行了創(chuàng)新，明確了人事檔案審核管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)以及必須遵循的全面審核原則。事業(yè)單位人事檔案管理人員在對(duì)檔案資料信息進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確審核的核心要求，如檔案材料是否齊全、檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理、檔案材料是否會(huì)影響到公職人員的崗位安排，等等。

審核制度的規(guī)范化能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案的動(dòng)態(tài)管理提供有力保障。同時(shí)，規(guī)范化審核制度的運(yùn)行能夠有效提升黨的公信力與執(zhí)政效力，以免有人在人事檔案上做手腳，影響事業(yè)單位相關(guān)工作的正常開展。如“三齡兩歷一身份”審核工作的開展可以有效保證公職隊(duì)伍的純潔性，不斷推動(dòng)事業(yè)單位公職核心團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，體現(xiàn)出了規(guī)范化審核制度運(yùn)行的現(xiàn)實(shí)效能。

3.監(jiān)督制度規(guī)范化

在事業(yè)單位人事檔案監(jiān)督制度規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)圍繞《條例》中的規(guī)定，不斷對(duì)人事檔案監(jiān)督管理細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化完善，推動(dòng)檔案管理監(jiān)督制度的規(guī)范化。具體工作的開展可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：事業(yè)單位的黨委領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督職責(zé)，紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依法對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，巡視巡察機(jī)構(gòu)需要根據(jù)相關(guān)巡察規(guī)定對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，基層干部與群眾可以對(duì)人事檔案管理中的違法違紀(jì)行為進(jìn)行檢舉。

事業(yè)單位可以通過(guò)建構(gòu)具有系統(tǒng)性、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督工作制度，明確各方監(jiān)督主體的責(zé)任，并為其賦權(quán)，使其能夠?qū)κ聵I(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行全過(guò)程、全方位的監(jiān)督，有效發(fā)揮規(guī)范化監(jiān)督制度的價(jià)值，使得事業(yè)單位不斷完善與優(yōu)化人事檔案管理工作模式，積極貫徹《條例》中的各項(xiàng)要求，提升人事檔案管理工作效能。

推動(dòng)人事檔案管理流程的規(guī)范化

人事檔案管理流程直接影響到最終的工作成效。為此，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)基于干部人才管理的原則與規(guī)定，有序推動(dòng)管理流程的規(guī)范化，為人事檔案管理工作的開展提供依據(jù)，避免個(gè)別人員肆意而為，影響人事檔案管理工作的安全性?？茖W(xué)規(guī)范的管理流程能夠有效提升人事檔案管理工作的真實(shí)性與有效性。

不斷推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理流程的規(guī)范化，可以有效彌補(bǔ)當(dāng)下人事檔案管理流程中的漏洞，降低錯(cuò)誤的發(fā)生率。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人事檔案管理流程可以保證人事檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，為事業(yè)單位的人事任免調(diào)動(dòng)提供權(quán)威可信的參考，從而保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的有效性。

人事檔案管理工作的核心價(jià)值在于檔案信息的真實(shí)性與全面性。如果人事檔案管理工作中出現(xiàn)材料造假、資料遺漏等問(wèn)題，將對(duì)人事檔案管理工作造成直接的負(fù)面影響。鑒于此，在人事檔案管理流程規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從容易出錯(cuò)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，如干部審查、職工考核、人才調(diào)轉(zhuǎn)、干部提拔、職工檔案接收與轉(zhuǎn)遞等，保證每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程要求，為人事檔案管理工作開展提供有力支持。

比如，在職務(wù)職稱評(píng)審管理、干部考核審查管理、職工獎(jiǎng)懲公正性審核時(shí)，均應(yīng)充分發(fā)揮出人事檔案管理的效能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)工作中存在的疑點(diǎn)，并搜集更多資料文件進(jìn)行佐證核實(shí)，確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展，以及人事檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與全面性。

“三齡兩歷一身份”審核規(guī)范化

1.年齡審核

在對(duì)事業(yè)單位公職人員的年齡信息進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確農(nóng)歷與公歷的差別，保證登記信息準(zhǔn)確無(wú)誤；在審核時(shí)必須秉持公平、公正的原則，對(duì)公職人員入學(xué)、工作、入伍、入團(tuán)、入黨的年齡進(jìn)行核實(shí)。

若發(fā)現(xiàn)存在誤差，則需要恢復(fù)真實(shí)年齡；若檔案登記年齡需要進(jìn)行農(nóng)歷與公歷換算時(shí)，則需要根據(jù)檔案?jìng)渥⒌男畔⑦M(jìn)行換算。若登記欄并未備注，則不對(duì)其進(jìn)行換算；在審核公職人員的年齡時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)年齡的真實(shí)性進(jìn)行核對(duì)，避免有人惡意涂改，進(jìn)而重復(fù)獲利，侵害國(guó)家公共財(cái)產(chǎn)。

2.工齡審核

工齡信息審核工作非常重要，在事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)核實(shí)公職人員的工作時(shí)間。這是因?yàn)樵缙谔顚憰r(shí)，存在個(gè)別人員的字跡潦草，審核人員無(wú)法準(zhǔn)確辨認(rèn)的情況；還有部分人員故意填寫錯(cuò)誤信息，謀取私利。為此，在工齡審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)以招工地登記批準(zhǔn)時(shí)間為準(zhǔn)；或以院校分配工作轉(zhuǎn)正的時(shí)間為準(zhǔn)；或以退伍軍人轉(zhuǎn)業(yè)登記時(shí)間為準(zhǔn)；或以原始的有效證明材料為準(zhǔn)。

3.黨齡審核

在對(duì)黨員干部的黨齡進(jìn)行審核時(shí)，需要嚴(yán)謹(jǐn)比較核對(duì)黨員干部的個(gè)人檔案資料。如果相應(yīng)的檔案文件袋中缺乏入黨材料，或入黨時(shí)間填寫錯(cuò)誤，檔案管理人員就應(yīng)以入黨志愿書上的日期為準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充；或?qū)h員干部的入黨資料進(jìn)行核查，修正入黨時(shí)間，確保黨員干部黨齡計(jì)算準(zhǔn)確。

4.學(xué)歷審核

在對(duì)公職人員的學(xué)歷進(jìn)行審核時(shí)，為杜絕偽造學(xué)歷的惡劣問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在學(xué)信網(wǎng)中進(jìn)行查詢。若干部畢業(yè)時(shí)間較早，學(xué)信網(wǎng)未收錄相關(guān)信息，則應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)干部的成績(jī)表、畢業(yè)證、錄取通知書等材料進(jìn)行核對(duì)，以保證每一位公職人員的學(xué)歷準(zhǔn)確無(wú)誤。

5.工作經(jīng)歷審核

事業(yè)單位在對(duì)職工的工作經(jīng)歷資料進(jìn)行審核時(shí)，應(yīng)當(dāng)全面收集相關(guān)任職文件資料，避免因材料不充分而影響職工的工作經(jīng)歷審核。如在職工的工作經(jīng)歷認(rèn)定過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)基于干部職工的任免審批表與干部履歷表，并收集相關(guān)的登記表、勞動(dòng)合同、職稱材料，作出客觀公正的評(píng)估判斷。

6.個(gè)人身份審核

在對(duì)公職人員的個(gè)人身份進(jìn)行審核認(rèn)定時(shí)，應(yīng)當(dāng)以國(guó)家公職人員錄用名冊(cè)、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、報(bào)道證等材料為準(zhǔn)，對(duì)職工的個(gè)人身份進(jìn)行審核判定，避免出現(xiàn)人員身份不明的問(wèn)題，對(duì)人事檔案的管理工作造成不利影響。

人事檔案信息化管理的規(guī)范化

1.檔案室的改造

為推動(dòng)人事檔案信息化管理的規(guī)范化，事業(yè)單位可以對(duì)檔案室進(jìn)行合理改造，根據(jù)實(shí)際工作需求采購(gòu)相關(guān)的信息化設(shè)備儀器，如圖1為某事業(yè)單位進(jìn)行檔案室改造時(shí)采購(gòu)的人事檔案回轉(zhuǎn)柜。同時(shí)，為保證信息化檔案管理工作的有效開展，該單位配置了如下設(shè)備：空氣凈化器、除濕機(jī)、滅火器、打孔機(jī)、切紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、臺(tái)式電腦等。

圖1 人事檔案回轉(zhuǎn)柜結(jié)構(gòu)示意圖（圖片來(lái)源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

2.材料信息化采集管理

為充分發(fā)揮人事檔案信息化采集管理系統(tǒng)的運(yùn)行優(yōu)勢(shì)，可以根據(jù)《條例》中的要求，開發(fā)信息化采集管理功能，如檔案出庫(kù)、整理編碼、目錄錄入、材料掃描、數(shù)據(jù)初審、數(shù)據(jù)復(fù)審、打印裝訂、檔案入口、高清制作、二次復(fù)審等。如圖2為高清制作環(huán)節(jié)的人事檔案信息化處理前后比較。從圖中可以直觀地看出，經(jīng)過(guò)圖像糾偏、裁邊處理后，圖像的美觀性得到了提升，這為人事檔案的數(shù)字化存檔管理提供了支持。

圖2 人事檔案信息化的高清處理前后比較

（圖片來(lái)源：https://kns.cnki.net/kcms2/article/abstract?v=3uoqIhG8C475KOm_zrgu4lQARvep2SAkyRJRH-nhEQBuKg4okgcHYuyqvNzQUICUCW4QEruwAanerTXp-j8To1VGswIvStdm&uniplatform=NZKPT）

綜上所述，文章闡述了事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑，旨在通過(guò)理論分析說(shuō)明人事檔案規(guī)范化管理的重要性與必要性。由于筆者能力有限，在研究本課題時(shí)，只從有限的認(rèn)知范疇內(nèi)提出了一些個(gè)人建議。在此，期望文中關(guān)于人事檔案規(guī)范化管理的策略可以為同行提供一定的參考，繼而解決其在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。