在大數(shù)據(jù)和人工智能時(shí)代背景下，圖書館檔案信息資源的利用率越來越高，對(duì)高校圖書館檔案資源服務(wù)的要求也越來越高。基于此，現(xiàn)主要闡述高校圖書館檔案的特點(diǎn)，分析在數(shù)智化背景下高校圖書館檔案管理工作的意義、價(jià)值以及目前高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對(duì)提高高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量的措施進(jìn)行初步探討，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究人員提供借鑒。

高校圖書館涵蓋了多樣化的學(xué)習(xí)資料以及與學(xué)校教學(xué)、科研成果等相關(guān)的重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過檔案信息，例如在各項(xiàng)工作活動(dòng)中留存下來的原始記錄——文字、實(shí)物、圖表、視頻等，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況開展高效的管理工作。如果促進(jìn)數(shù)字化和人工智能技術(shù)在高校圖書館的融合應(yīng)用，就可以更加高效地制定相應(yīng)的解決策略，提升服務(wù)質(zhì)量，讓檔案管理和檔案服務(wù)均產(chǎn)生變革性影響。在這種融合應(yīng)用的過程中，工作人員不僅能解決高校圖書館檔案管理體系中存在的不足，還能推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

高校圖書館檔案的特性

從屬性

高校圖書館檔案是該高校檔案的二級(jí)管理單位，從屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統(tǒng)一管理，并接受其工作的指導(dǎo)。例如，上級(jí)如果發(fā)放相關(guān)圖書館的文件材料至高校圖書館，高校圖書館檔案工作就要同步推進(jìn)。除此之外，圖書館檔案部分工作需要移交給學(xué)校檔案館歸檔。例如，圖書館的年度工作計(jì)劃總結(jié)以及相關(guān)的會(huì)議記錄等，這些材料都要統(tǒng)一交給高校的檔案館（室）進(jìn)行歸檔管理，以供后續(xù)使用。

非全宗性

所謂全宗性是指獨(dú)立的團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)生活中所形成的檔案有機(jī)整體。一個(gè)全宗就是一個(gè)機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中所形成的全部檔案資料。要想成為獨(dú)立檔案單位，首先必須獨(dú)立從事活動(dòng)。高校圖書館在人事、財(cái)務(wù)以及行政上均不能算作獨(dú)立的活動(dòng)機(jī)構(gòu)，其財(cái)務(wù)由學(xué)校統(tǒng)一管理，人事檔案則由學(xué)校的人事部門管理，因此高校圖書館收集整理出來的相關(guān)檔案具備非全宗性。

針對(duì)性

高校圖書館在開展檔案材料收集工作的過程中，相關(guān)工作人員需要仔細(xì)研讀上級(jí)所下發(fā)的文件，將與圖書館相關(guān)的文件進(jìn)行整理，尤其是經(jīng)常使用的政策性文件。如果文件具有一定的時(shí)效性，但是并沒有涉及圖書館的相關(guān)工作，在以后的使用中也沒有一定的檢索意義，那么將其歸入圖書館檔案中，勢必會(huì)出現(xiàn)圖書館檔案內(nèi)容龐雜、針對(duì)性不突出以及不方便查找等問題。因此，工作人員在圖書館檔案分類管理中一定要慎重留存，使圖書館檔案更具針對(duì)性，反映出圖書館的個(gè)性特征。

高校圖書館檔案管理工作的意義及價(jià)值

為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)

一般來說，高校圖書館的書籍和文獻(xiàn)資料都在不斷更新。高校圖書館應(yīng)做好分類管理工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地開展下一階段的工作。圖書館日常的分類管理工作涉及內(nèi)容眾多，圖書館檔案管理只是其中一項(xiàng)。而相關(guān)工作人員在開展圖書館的檔案管理工作時(shí)涉及的內(nèi)容也較多，例如文獻(xiàn)資料的管理、信息的獲取等。這些工作往往具有系統(tǒng)性強(qiáng)、覆蓋面廣的特點(diǎn)，因此相關(guān)工作人員要不斷提高檔案管理工作效率，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化，提高整體管理水平。

為圖書館的業(yè)務(wù)研究提供參考

圖書館分類管理工作會(huì)涉及大部分的日常管理業(yè)務(wù)，而這些日常管理業(yè)務(wù)包括收集和整理報(bào)表和數(shù)據(jù)。因此，相關(guān)工作人員可以根據(jù)不同歷史階段的圖書館組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)開展情況，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)表進(jìn)行分析，將這些資料分門別類進(jìn)行歸檔。整理后的資料在一定程度上能為圖書館的業(yè)務(wù)研究提供參考，同時(shí)還可以幫助圖書館更好地開展其他工作。

有助于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和效率

高校圖書館檔案分類管理工作包括整理文件、資料、多媒體信息以及歷史文獻(xiàn)等，因此建立健全分類管理體系尤為重要。對(duì)于其中有價(jià)值的信息，相關(guān)工作人員需要對(duì)其重點(diǎn)保存，方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行查閱，進(jìn)一步提升獲取信息的時(shí)效性及獲取信息的效率。此外，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行分類管理，提升管理效率和辦事效率，提升圖書館管理工作水平。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文本分析、語音識(shí)別、圖像識(shí)別、視覺系統(tǒng)等技術(shù)都有利于提高檔案信息服務(wù)水平。2018年4月，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方將利用人工智能打造智慧檔案并成立聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室，共同構(gòu)建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，攜手探索“人工智能檔案”的更多可能。陳會(huì)明、史愛麗等提出將自然語言處理、模式識(shí)別、專家系統(tǒng)等人工智能技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中，并將北京市市場監(jiān)督管理局作為實(shí)踐應(yīng)用案例進(jìn)行研究分析。Rolan G、Humphries G和Jeffrey L等介紹了AI技術(shù)及其與檔案保存工作有關(guān)的特征——針對(duì)已經(jīng)開展AI計(jì)劃的澳大利亞檔案館和政府機(jī)構(gòu)的四個(gè)案例進(jìn)行了分析，并研究討論了應(yīng)用AI保存檔案的經(jīng)驗(yàn)，值得我們借鑒。

高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校圖書館檔案分類管理工作雖然取得了一定進(jìn)展，但由于業(yè)務(wù)開展不夠規(guī)范化和系統(tǒng)化，往往會(huì)受到其他因素的影響。

檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

目前，盡管高校圖書館檔案分類管理工作已經(jīng)取得了一定成果，但是大部分高校圖書館并沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，因此在管理工作中依舊存在一些問題，導(dǎo)致大部分管理工作流于形式。此外，也沒有聘請(qǐng)具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，導(dǎo)致圖書館檔案分類管理工作不斷出現(xiàn)問題，最終影響整個(gè)高校圖書館檔案分類管理的質(zhì)量和水平。

檔案管理制度不完善

大部分圖書館都建立了相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，也聘請(qǐng)了專門的工作人員進(jìn)行管理。但是檔案管理工作還沒有明確的規(guī)章制度，這導(dǎo)致圖書館檔案管理工作容易出現(xiàn)問題。相關(guān)工作人員需要對(duì)這一問題進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保檔案管理工作的順利開展。以往的圖書館檔案分類管理體系已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的檔案管理需求，因此相關(guān)工作人員要改變傳統(tǒng)的圖書館檔案分類管理細(xì)則，建立適合新時(shí)代的高校圖書館檔案分類管理體系。

檔案管理服務(wù)不夠深入

新時(shí)代背景下，“人工智能+”被廣泛運(yùn)用于各大領(lǐng)域，檔案管理工作也是如此。“人工智能+檔案”是通過對(duì)檔案資源的深度挖掘以及服務(wù)方式的多元化研究，將人工智能融入檔案管理服務(wù)的方方面面。其是順應(yīng)數(shù)智時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，是促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的服務(wù)新方式。目前，我國對(duì)“人工智能+檔案”的研究還處于初級(jí)階段，各方面的研究還不夠深入，也不夠全面。

優(yōu)化高校圖書館檔案分類管理的建議

第一，從事高校圖書館檔案分類管理工作的工作人員需要具備一定的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，才能對(duì)圖書館檔案分類管理起到積極的推動(dòng)作用。科技的飛速發(fā)展大大提高了檔案管理工作的效率，但是具有創(chuàng)造性的檔案服務(wù)是人工智能無法取代的?！缎乱淮斯ぶ悄馨l(fā)展規(guī)劃》中提出要把培養(yǎng)人工智能方面的高端人才作為發(fā)展人工智能的重中之重，采用培養(yǎng)和引進(jìn)相結(jié)合的方式，打造我國人工智能行業(yè)的人才高地。在培養(yǎng)館員方面，2019年英國國家檔案館發(fā)起了一項(xiàng)面向檔案專業(yè)人員的數(shù)字能力建設(shè)項(xiàng)目“Plugged In, Powered Up”。該項(xiàng)目是為了提升檔案專業(yè)人員的數(shù)字技術(shù)能力與水平，具體包括工作規(guī)劃、培訓(xùn)課程、資源建設(shè)等方面的內(nèi)容。英國國家檔案館還會(huì)通過制定相關(guān)指南，開展培訓(xùn)活動(dòng)，建立網(wǎng)絡(luò)交互平臺(tái)在線分享數(shù)字技能和最佳實(shí)踐等方式，提升檔案專業(yè)人員的專業(yè)水平和技能。

第二，高校圖書館檔案分類管理工作還需要積極優(yōu)化整合館藏資源，進(jìn)一步提升讀者的閱讀質(zhì)量，為讀者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。工作人員要保持認(rèn)真的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守圖書館的各項(xiàng)規(guī)章制度。圖書館檔案分類管理工作人員要對(duì)不同類型的圖書進(jìn)行復(fù)核，層層把關(guān)，保證圖書館檔案分類管理工作的質(zhì)量和效率。圖書館檔案分類管理工作中，如果分類的類目比較模糊，相關(guān)工作人員需要結(jié)合學(xué)校的學(xué)科特點(diǎn)，在方便讀者查詢的基礎(chǔ)上，以實(shí)際用途為依據(jù)，對(duì)類目注釋模糊的圖書進(jìn)行分類。此外，為了更好地滿足高校圖書館讀者的需求，特別是重點(diǎn)學(xué)科科研骨干的特殊需求，應(yīng)建立重點(diǎn)讀者檔案。

第三，不同的高校圖書館需要建立健全相應(yīng)的圖書館檔案規(guī)章管理制度。由于檔案具有分散性，因此檔案的準(zhǔn)確性和完整性尤為重要。通過宣傳檔案工作的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視程度，聘請(qǐng)專人管理，明確職責(zé)劃分，加強(qiáng)工作中的熟練度和配合度，可以保證高校圖書館檔案分類的統(tǒng)一性、科學(xué)合理性，進(jìn)而提升讀者的服務(wù)體驗(yàn)。

第四，制定評(píng)價(jià)與反饋機(jī)制。綜合運(yùn)用“三微一端”等新媒體，收集讀者的服務(wù)反饋，掌握讀者信息，了解讀者需求，找出工作中存在的不足，以便能更加準(zhǔn)確和高效地為讀者提供服務(wù)。西北大學(xué)公共管理學(xué)院教授楊九龍認(rèn)為，由于圖書館管理理念不完善，人工智能可能會(huì)放大現(xiàn)有的不平等體系，產(chǎn)生一系列問題，導(dǎo)致圖書館服務(wù)失范，并舉例近年來由微軟開放的聊天機(jī)器人Tay在推特上線，然而該項(xiàng)目在24小時(shí)后便被緊急關(guān)閉。Tay是由人工智能算法支持的虛擬機(jī)器人，這些算法的設(shè)計(jì)初衷是讓機(jī)器人在社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上模仿人類的交流方式。但是由于疏于管理，其發(fā)表了很多不當(dāng)言論。所以，運(yùn)用人工智能技術(shù)確實(shí)可以提高工作效率，但是如果缺乏相應(yīng)的制度和管理機(jī)制，就會(huì)出現(xiàn)更多問題。在未來社會(huì)，隨著人工智能機(jī)器的増加，人工智能將會(huì)有越來越多的機(jī)會(huì)接觸個(gè)人隱私，這就給個(gè)人隱私的保護(hù)提出了新的難題。因此，合理的制度是規(guī)范圖書館人工智能技術(shù)合理應(yīng)用的準(zhǔn)繩，也是遏制數(shù)據(jù)非法利用的法網(wǎng)。

高校圖書館檔案管理分類工作對(duì)高校的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人要高度重視高校圖書館檔案分類管理工作，根據(jù)具體實(shí)際，建立健全相應(yīng)的分類體系?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理分類工作為圖書館業(yè)務(wù)提供了相關(guān)參考，提升了高校圖書館檔案工作效率，在為廣大讀者提供便利的同時(shí)，提升高校圖書館館藏文獻(xiàn)的利用率。為了滿足檔案用戶的高需求，推動(dòng)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案與人工智能的融合是檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路。但是，目前“人工智能+檔案”的理論和服務(wù)體系都處于初級(jí)階段，還面臨諸多現(xiàn)實(shí)困境，如相關(guān)法律法規(guī)不完善、數(shù)據(jù)問題、技術(shù)屏障、個(gè)人隱私泄露、人才培養(yǎng)以及平臺(tái)發(fā)展存在不足等。但隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案智慧服務(wù)將成為高校圖書館檔案管理的重要方式。