長期以來，高校檔案普遍存在“重保管、輕利用”的問題，檔案的利用率和利用效果均不理想。究其原因，檔案信息資源體系及利用方式仍然沿用傳統(tǒng)模式，急需創(chuàng)新發(fā)展。現(xiàn)從完善檔案館（室）藏結構、機制創(chuàng)新、提高檔案工作者的主動服務意識、以科技創(chuàng)新為抓手建設檔案資源數(shù)字化平臺、完善高校信息資源建設與開發(fā)利用制度、建立富有特色和功能多樣的檔案網(wǎng)站、規(guī)范檔案資源利用流程七個方面，探索檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑，以期提高檔案信息資源開發(fā)程度和檔案利用效果，助力高校檔案事業(yè)創(chuàng)新和檔案工作轉型發(fā)展。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，我國高校檔案事業(yè)在檔案管理制度建設、館藏資源建設、服務能力建設等方面均取得了突出成績，然而檔案信息資源建設的廣度和深度均不夠，檔案借閱工作仍然沿用傳統(tǒng)模式，即根據(jù)利用者的需求被動完成借閱工作，距離主動利用文檔數(shù)據(jù)和主動開發(fā)檔案信息資源還有一定的差距。雖然2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》在檔案的利用和公布方面提供了一些建議，如創(chuàng)新服務形式、提高服務水平等，但就高校而言，如何落實《中華人民共和國檔案法》還有很多有待研究的地方。本文將從高校檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作的研究現(xiàn)狀、存在問題及解決策略三個方面探索檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作創(chuàng)新發(fā)展的路徑，以期促進我國高校檔案事業(yè)煥發(fā)新生機。

高校檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作的研究現(xiàn)狀

檔案信息資源的開發(fā)與利用工作是我國高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。國家檔案局陸續(xù)發(fā)布文件指導高校檔案信息資源建設及開發(fā)利用工作，如《開發(fā)利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》等，但目前高校檔案信息資源及開發(fā)利用工作距離《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》目標還存在一定差距。通過有限的梳理，綜合研究高校檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作的研究成果較少，大多是單論高校檔案信息資源建設或者檔案開發(fā)利用工作的，而立足于創(chuàng)新角度的研究成果更是寥寥無幾。

高校檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作存在的問題

館（室）藏結構單一且缺乏特色

高校檔案資源普遍存在文書檔案較齊全、所占比重較大的現(xiàn)象，而便于宣傳利用的教學檔案、實物檔案、聲像檔案等檔案門類存在收集不齊全、不規(guī)范等問題?！扒蓩D難為無米之炊”，單一的館（室）藏結構在很大程度上制約了檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作的開展。每個高校都有自己的特色，然而目前高校的檔案門類大同小異，大多數(shù)高校的檔案門類都是文書檔案、科技檔案、實物檔案等，突顯高校特色的專門檔案資源較少。 

檔案的評價機制有待完善

檔案評價機制是“指揮棒”，“指揮棒”指向哪，檔案工作就往哪個方向推進。目前，檔案工作考核標準主要體現(xiàn)在六個方面：第一，檔案管理相關制度是否完備；第二，保護檔案安全設施是否齊全；第三，檔案管理人員數(shù)量和業(yè)務能力是否達標；第四，檔案“收管用”業(yè)務是否規(guī)范；第五，檔案信息化工作開展狀況；第六，對所在單位檔案監(jiān)督指導情況。此外，檔案信息資源建設及開發(fā)利用工作成效的考核所占比重較小，且缺乏有效的考核機制。

檔案工作人員綜合素質能力有待提升

目前，高校檔案工作者工作的主要內容是檔案的整理與保管。關于檔案的利用，絕大多數(shù)高校檔案資源的利用都是被動的，即檔案借閱者按照一定的借閱流程，辦理相應的借閱手續(xù)后完成檔案的借閱。檔案工作者尚無法預測檔案利用需求，還需主動和有關部門進行對接，主動提供相關檔案信息。檔案雖然是過去已經(jīng)辦理結束的文件，但也是現(xiàn)行工作的起點，現(xiàn)行工作幾乎都能從檔案中找到有利的處理思路和經(jīng)驗教訓等。同時，各個高校的檔案工作者相互交流及外出學習的機會較少，這也不利于高校檔案工作者開闊眼界，給檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展帶來重重阻礙。

檔案信息資源建設水平較低

高校檔案信息資源工作大多還停留在傳統(tǒng)階段，數(shù)字化、智能化水平不高。絕大多數(shù)高校對檔案信息的處理僅停留在表層信息上，對檔案內容和形成過程等深層信息處理得少；編研成果以文本形式以及過去史料的整理為主，對檔案內容的規(guī)律性認識較少；輸出形式多是文本形式，多媒體形式較少；此外，數(shù)字化水平低，文本識別、搜索功能差，數(shù)據(jù)交互等智能化水平低，數(shù)據(jù)處理效率低，以及個性化要求無法得到滿足等，這些都嚴重影響了檔案利用效果。

高校檔案制度及流程不統(tǒng)一，檔案資源沒有得到合理開發(fā)利用

首先，高校檔案信息資源劃分制度不統(tǒng)一。以檔案門類為例，高校的分類存在不一致的問題，部分高校將檔案劃分為黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、儀器設備類、出版類、外事類、財會類、校史類、實物類、已故人員類、聲像類15大類，如暨南大學。部分高校檔案門類有文書類、教學類、科學研究類、基本建設類、儀器設備類、出版物類、外事類、財會類8大類，如江西財經(jīng)大學。

其次，由于高校檔案管理權限分散、監(jiān)管體制不完善等原因，檔案信息資源尚未實現(xiàn)資源共享及線上全文瀏覽。如果檔案信息資源不能根據(jù)社會需求得到合理的開發(fā)利用，就無法實現(xiàn)館（室）藏檔案價值。

檔案宣傳門戶網(wǎng)站設計單一，檢索功能不足，缺乏吸引力

目前，我國很多歷史悠久的高校憑借豐富的檔案館藏資源，基本都設立了檔案網(wǎng)站，但高校檔案館網(wǎng)站設計還存在一些問題。第一，多以傳統(tǒng)的功能流程為主，如館藏介紹、法規(guī)制度、業(yè)務指導、新聞動態(tài)等，雖然很多高校檔案網(wǎng)站有檢索的板塊，但查詢功能不足，信息利用效率低，用戶黏性低。第二，檔案網(wǎng)頁的內容，如文本素材等缺乏動態(tài)感的設計，內容也較為陳舊，無法激發(fā)用戶的興趣。第三，大多數(shù)高校檔案館網(wǎng)站未能結合先進的科學技術，如文字識別、數(shù)據(jù)交互、云技術等，缺乏吸引力。

解決策略

探索建立具有學校特色的館（室）藏建設，打造獨具特色的資源平臺

推進檔案編研向縱深推進等一系列檔案工作都應以檔案收集工作為基礎。高校檔案機構要加大宣傳力度，創(chuàng)新宣傳方式，增強全校師生的檔案意識，提高檔案歸檔率；加強跟蹤指導，定期掌握單位歸檔工作情況，尤其是體現(xiàn)各個高校特色檔案的歸檔情況，實現(xiàn)高校檔案信息資源建設的多元化和特色化，如西南大學檔案館2020年啟動特色檔案——“美麗西大——景觀檔案建設”，就是很好的示范。為了更好地開展聲像、實物等特色檔案的收集歸檔工作，高校檔案部門可以對檔案交接登記表或移交清單進行劃分，單獨列出聲像和實物檔案的移交清單；同時，在部門和檔案館（室）交接檔案時，逐條對照歸檔范圍文件，并進行審核。有條件的高?？梢越?shù)字檔案館，對學校各單位歸檔情況進行實時監(jiān)測；部分高校還可以為各單位負責人組建專門的QQ群，定期在群里公布未移交檔案的部門。根據(jù)心理學的“南風效應”，檔案室在日常工作中應主動與其他部門積極溝通，比如在完成部門移交檔案的整理歸檔工作后第一時間告知對方，以便其及時利用。

推動機制、體制創(chuàng)新，釋放檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作潛力

完善檔案考核評價機制，加大對檔案信息資源建設和開發(fā)利用工作的考核和督促力度。高校要把檔案信息資源建設與開發(fā)利用工作納入檔案館（室）工作年度考核的重要指標中，根據(jù)績效評估，建立高校檔案效益動態(tài)調整機制。同時，條件成熟的高?？梢栽O立議事協(xié)調機構，將檔案室（館）納入其中，統(tǒng)籌學校全方位的教育教學工作。此外，還可以考慮將檔案工作質量納入普通高等學校本科教學工作評估及“雙一流”高校監(jiān)測指標中。

提高政治站位，增強檔案主動服務意識，全面提升高校檔案工作隊伍水平

第一，各高校要站在檔案促進學校長遠和穩(wěn)定發(fā)展的高度，完善學校檔案工作人員激勵制度，加強高校檔案隊伍建設，支持學校檔案工作人員通過業(yè)務培訓、交流、考取檔案資格證及參與有獎檔案知識競賽等手段，提高專業(yè)能力，逐漸形成評價合理、激勵有效、發(fā)展順暢、保障有力的檔案人才隊伍管理體制機制。第二，大多數(shù)高校檔案館（室）都隸屬于學校辦公室，而學校辦公室是學校的信息樞紐，檔案工作人員在整理檔案時不能僅停留在錄入檔案題名、責任者等表層信息階段，應從檔案內容中發(fā)現(xiàn)學校辦學的優(yōu)點、規(guī)律、弊端，讓檔案部門成為學校的“智庫”；同時，要注重對學校意義重大的人財物的信息管理，以及有關高校教學成果、就業(yè)率、就業(yè)質量、社會滿意度等關系學校教學質量生命線的材料管理，以便有需要時能迅速找到相關材料。第三，要增強主動服務的意識，培養(yǎng)主動提供檔案信息資源服務的意識，譬如在學校開學典禮或運動會召開前，主動咨詢相關責任人是否需要往年的視頻，還可以把其他高校的活動亮點視頻、文字等材料主動推送給相關負責人。第四，要做好檔案的宣傳工作，高校檔案工作者可以通過建立檔案網(wǎng)站，將照片、實物檔案、學校院報、內部科研刊物等上傳到網(wǎng)站，提高廣大教職員工凝聚力，提升檔案工作者的崗位影響力和職業(yè)成就感。

重視檔案科技創(chuàng)新，建設檔案資源數(shù)字化平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

科學技術發(fā)展日新月異，高校檔案工作者不能墨守成規(guī)，要主動學習先進的科學技術推動檔案工作更好地開展。如三維激光數(shù)字化測繪技術，可以對實物檔案進行三維掃描、數(shù)字化建檔，用高新技術為實物檔案保駕護航；通過縮微模型和聲光電技術可以提高檔案宣傳效果，如西安的安仁坊遺址展覽館運用該技術，直觀展示出唐人的服裝、首飾、樂器等；使用等離子高效脫酸機并采用設備+耗材的創(chuàng)新模式，批量、高效修復檔案，豐富檔案信息資源；用建筑設計模型技術可以將傳統(tǒng)的基建檔案圖樣、文字、表格文件轉變?yōu)槿S與平面相結合的形式，多維度輸出基建檔案，豐富檔案的輸出形式，還可以將無人機技術與三維激光掃描技術相結合，將建筑物以高精度、數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出來。

完善高校信息資源建設與開發(fā)利用制度，打造檔案信息資源共享平臺

完善高校檔案法律法規(guī)，制定統(tǒng)一的檔案管理措施，為后期加強高校檔案信息資源整合，打造高校檔案共享平臺或對接“全國檔案查詢利用服務平臺”，構建檔案在線檢索服務，探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新模式，高校檔案信息資源及開發(fā)利用工作提質增效提供有力支撐。高校除了要實現(xiàn)信息資源線上共享之外，在線下更要加深交流，加強協(xié)作，這對檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義。如2022年中國檔案學會與湖北省檔案館聯(lián)合舉辦的檔案新技術新成果新機遇交流活動就很好地促進了高校與企業(yè)、高校與高校之間信息的共享互通。

建立富有特色和功能多樣的檔案網(wǎng)站

首先，高校檔案網(wǎng)站不僅要有基本的功能，如館藏介紹、服務指南、業(yè)務指導等，還要有彰顯本校特色的模塊，同時要在保障國家和公民信息安全的基礎上，緊跟時事熱點，實時更新，將可以開放的內容以動態(tài)的形式加以推送，以滿足利用者多樣化的利用需求，如西安交通大學檔案館新增了“校園文化”欄目，很有新意，但更新速度還不夠快，內容也是過去印記的重現(xiàn)，沒有與熱點話題緊密結合。

其次，為滿足檔案利用者的不同需求，高校檔案館網(wǎng)站應完善檔案查詢平臺，運用先進的科學技術，完善檢索體系，以推行優(yōu)質服務為抓手，持續(xù)推進檔案利用數(shù)字化轉型。

最后，有條件的高校可以利用數(shù)字技術建立圖文、視頻、實物、實景相結合的檔案網(wǎng)站，立體展現(xiàn)館藏結構及館藏特色等。

規(guī)范檔案資源利用流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)智能分析

檔案安全事件頻發(fā)的原因，歸根結底還是檔案利用流程不規(guī)范。檔案的數(shù)字化、智能化應覆蓋檔案利用全過程，檔案管理部門應充分運用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等技術，及時了解檔案資料使用情況，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化。

要想提高檔案的利用效果，避免檔案工作邊緣化，高校檔案部門應該以檔案收集為抓手，豐富檔案信息資源建設，同時還要有主動服務的意識，加強檔案部門與學校其他部門的溝通，奮起直追、銳意進取，以科技創(chuàng)新為龍頭，實現(xiàn)檔案信息資源及利用方式的數(shù)字化轉型，努力開創(chuàng)我國高校檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展新局面。政府應積極推動檔案信息資源共享平臺建設及搭建高校工作交流互通有無平臺?？傊?，檔案信息資源與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新發(fā)展，離不開政府、學校的支持，也離不開檔案工作人員主動服務、科技創(chuàng)新等業(yè)務能力的提高。