電子公文檔案管理系統(tǒng)是集中接收、統(tǒng)一管理電子公文檔案的數(shù)據(jù)整合工具，也是各部門數(shù)據(jù)信息管理的資 源系統(tǒng)。隨著文檔一體化的進(jìn)一步發(fā)展，各檔案部門都針對(duì)目前電子公文檔案管理的具體要求，積極轉(zhuǎn)變檔案管 理模式，推動(dòng)文檔一體化建設(shè)，并取得了矚目的成就。但是，在瞬息萬(wàn)變的信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子公文檔案文 檔一體化管理也面臨著許多困難和挑戰(zhàn)。這就要求相關(guān)管理人員進(jìn)一步整合檔案管理業(yè)務(wù)，優(yōu)化信息分類數(shù)據(jù)庫(kù) 檢索、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等基本流程，同時(shí)提高自身專業(yè)素養(yǎng)，提升電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性。現(xiàn)首先從文檔一體 化背景著手，分析電子公文檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要意義；其次，根據(jù)目前系統(tǒng)建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)，探究文檔一體化電 子公文檔案系統(tǒng)建設(shè)管理的優(yōu)化策略，以期為相關(guān)研究提供借鑒。

在文檔一體化的發(fā)展背景下，電子公文檔案管理可 以借助各種信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等，實(shí) 現(xiàn)對(duì)電子公文檔案的實(shí)時(shí)分享和跨區(qū)域傳輸，尤其是智能數(shù) 據(jù)處理，可以通過(guò)關(guān)鍵詞篩選，在較短的時(shí)間內(nèi)找到需要的 全部信息。因此，文檔一體化管理有助于實(shí)現(xiàn)電子公文檔案 高效化、科學(xué)化管理。當(dāng)前，越來(lái)越多的專家、學(xué)者和檔案 部門管理者將大數(shù)據(jù)和電子公文檔案文檔一體化相結(jié)合，致 力于凸顯信息化時(shí)代一體化管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，同時(shí)充分挖掘 電子公文檔案所需要的數(shù)據(jù)信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化背 景下大數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。 

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統(tǒng)的主要功能 

信息管理功能 

文檔一體化背景下，電子公文檔案管理涵蓋文檔審 批、報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析、電子公文檔案收發(fā)等基本內(nèi)容。在文檔一體化管理系統(tǒng)中，檔案管理是管理者與檔案轉(zhuǎn)移部門之間 普遍進(jìn)行的工作項(xiàng)目，兩者在轉(zhuǎn)移公文檔案時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān) 檔案的入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)格式的規(guī)范性以及入庫(kù)數(shù)據(jù)的安全性 進(jìn)行檢驗(yàn)。一般來(lái)說(shuō)，在檔案管理中，檔案的密級(jí)決定了入 庫(kù)的限制，這要求檔案管理者根據(jù)信息使用者的權(quán)限劃分等 級(jí)，以便為其信息獲取提供更多便利。以婦幼保健類機(jī)構(gòu)為 例，其日常管理部門需要開展后勤管理、主營(yíng)業(yè)務(wù)管理、緊 急公關(guān)、醫(yī)療輔助、外部口碑管理等業(yè)務(wù)，因此其檔案管理 工作也需要針對(duì)以上管理工作進(jìn)行公文檔案的優(yōu)化管理，以 滿足各部門獲取信息的需求。 

業(yè)務(wù)流程管理和檔案存儲(chǔ)功能 

在文檔一體化管理過(guò)程中，業(yè)務(wù)流程與技術(shù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 是核心模塊。它要求相關(guān)管理者收集業(yè)務(wù)開展過(guò)程中產(chǎn)生 的各種關(guān)鍵信息，并對(duì)其進(jìn)行加工和處理，例如在電子公 文檔案管理過(guò)程中進(jìn)行文件歸檔、電子公文接收、歸檔文 件的接收、電子文件的獲取和檢索以及檔案實(shí)體單位業(yè)務(wù) 數(shù)據(jù)備份等。其中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)主要指對(duì)各種類型的用 戶管理報(bào)表進(jìn)行存儲(chǔ)，內(nèi)容涵蓋各種歸檔文件的元數(shù)據(jù)以 及電子文檔的元數(shù)據(jù)?；拘畔⒋鎯?chǔ)則指對(duì)文件材料的目 錄內(nèi)容、主題序號(hào)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和管理。在保存電子文檔 信息時(shí)還需要進(jìn)行歸檔記錄，并保存電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的中 文信息。此外，電子公文檔案管理系統(tǒng)還具有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)備 份和恢復(fù)的功能，它主要包括將已歸檔的重要資料或文檔 資料備份至光盤或硬盤等存儲(chǔ)器中；還可以將用戶在使用 過(guò)程中所產(chǎn)生的新電子業(yè)務(wù)項(xiàng)目信息保存到系統(tǒng)中，以實(shí) 現(xiàn)電子公文大數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。

數(shù)據(jù)檢索功能

在文檔一體化管理過(guò)程中，電子公文檔案管理系統(tǒng)的 檢索功能要覆蓋電子文件的搜索、瀏覽，檔案全文檢索，實(shí) 體檔案檢索等。它要求檔案管理部門能在短時(shí)間內(nèi)快速調(diào)取 相關(guān)人員的檔案信息，滿足不同用戶分類檢索信息的具體需 求，進(jìn)而為電子公文檔案的高效使用提供便利。以婦幼保健 院相關(guān)機(jī)構(gòu)為例，檔案管理部門在對(duì)患者的數(shù)據(jù)文檔信息進(jìn) 行存儲(chǔ)和管理時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，尤其是婦幼的生產(chǎn) 與護(hù)理方面，需要對(duì)各種用藥、參保內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)， 在為患者進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)時(shí)還需要及時(shí)調(diào)取病人醫(yī)療等方面的 信息，以便進(jìn)一步提高醫(yī)療服務(wù)的效率。電子公文檔案的一 體化管理能夠提高部門之間的數(shù)據(jù)協(xié)同性和共享性，滿足急 救門診等數(shù)據(jù)調(diào)取的需求。另外，電子公文檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù) 檢索功能還能為相關(guān)單位的財(cái)務(wù)管理、績(jī)效管理、人力資源 管理等提供信息技術(shù)支持。 

文檔一體化背景下電子公文檔案管理面臨的挑戰(zhàn) 

電子公文檔案的文檔資源整合難度增加 

文檔一體化管理要求相關(guān)人員必須結(jié)合電子公文檔案管理所具有的非結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合。因此，管 理者面對(duì)的電子公文信息內(nèi)容往往較為復(fù)雜，且數(shù)據(jù)量十分 龐大，如果相關(guān)管理者并未構(gòu)建有關(guān)大量一體化信息的分類 系統(tǒng)，也未更換數(shù)據(jù)庫(kù)，很可能無(wú)法對(duì)電子供應(yīng)檔案做到條 理清晰、科學(xué)系統(tǒng)的管理。在文檔一體化管理中，管理者面 臨的數(shù)據(jù)量也會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大。以上因素同樣影響了電子公文 檔案管理系統(tǒng)的底層計(jì)算，它要求進(jìn)一步提升系統(tǒng)軟件技術(shù) 的水平，要求檔案一體化技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。另外，為了 更好地實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)，電子公文檔案管理系統(tǒng) 應(yīng)當(dāng)對(duì)紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)內(nèi)容做好存儲(chǔ)工作，同時(shí)構(gòu)建安全管 理的數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足人們通過(guò)關(guān)鍵詞篩選獲取數(shù)據(jù)信息的實(shí)際 需求，還要利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理的層次機(jī)制，進(jìn)一步提升管理系 統(tǒng)的檢索速度和檢索能力。 

檔案管理從業(yè)者缺乏文檔一體化意識(shí)和信息化管理專業(yè)素養(yǎng) 

從文檔一體化技術(shù)發(fā)展以及平臺(tái)構(gòu)建的要求來(lái)看，相 關(guān)管理人員的技術(shù)必須過(guò)關(guān)，并具備數(shù)據(jù)安全管理一體化的 意識(shí)。但是，目前許多在崗人員并不具備文檔一體化的綜合 素養(yǎng)，在信息化管理方面，檔案管理者的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不過(guò) 關(guān)，無(wú)法達(dá)到系統(tǒng)化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體的文檔管理過(guò)程 中，管理者文檔一體化意識(shí)的缺失很容易導(dǎo)致電子公文檔案 管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞。一般來(lái)說(shuō)，文檔一體化管理需要相關(guān)人 員根據(jù)用戶的檢索需求進(jìn)行分類管理，以及構(gòu)建不同用戶群 體的相應(yīng)使用權(quán)限，以便其能通過(guò)高級(jí)檢索對(duì)特定的信息進(jìn) 行批改、刪除，這就要求管理人員要根據(jù)自身權(quán)限及時(shí)對(duì)用 戶信息內(nèi)容進(jìn)行查看。當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)信息漏洞或管理安全 問題時(shí)，相關(guān)人員要及時(shí)予以解決，以保證用戶使用體驗(yàn)， 同時(shí)防止用戶發(fā)生意外。但是，目前許多部門的文檔一體化 建設(shè)進(jìn)程緩慢，專業(yè)技術(shù)人員水平較低，缺少信息化管理的 操作意識(shí)和操作技術(shù)，對(duì)檔案管理平臺(tái)的操作和使用不夠?qū)?業(yè)，權(quán)限管理也不夠嚴(yán)謹(jǐn)。 電子公文檔案的一體化管理易受到數(shù)據(jù)安全性的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí) 代，電子公文檔案管理空間的開放性、互動(dòng)性與交流性日益 增加。尤其是在一體化數(shù)據(jù)管理過(guò)程中，更容易產(chǎn)生信息安 全隱患。這要求相關(guān)管理者要構(gòu)建更加嚴(yán)格的電子公文檔案 管理權(quán)限等級(jí)和文檔一體化系統(tǒng)，以免檔案信息被濫用。同 時(shí)，區(qū)分普通用戶和特殊用戶，著重保護(hù)保密性文件，這些 都對(duì)一體化管理的技術(shù)人員提出了更高要求。目前，文檔一 體化管理過(guò)程中還存在一些用戶操作的規(guī)范性問題，如某些 用戶對(duì)電子公文檔案信息的隨意獲取、下載和使用會(huì)導(dǎo)致文 檔信息內(nèi)容被泄漏。在某些電子檔案一體化管理平臺(tái)建設(shè) 中，相關(guān)管理者設(shè)置的信息安全防火墻不夠牢固，制定的使 用規(guī)范不夠嚴(yán)謹(jǐn)，或者某些機(jī)構(gòu)為了更好地提高數(shù)據(jù)信息內(nèi) 容的使用效率，降低了文檔信息的使用門檻，這容易使一體化管理系統(tǒng)內(nèi)部面臨更多信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。 

文檔一體化背景下電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的 具體策略

發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升文檔一體化管理效率 

在文檔一體化發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)的迭代升級(jí)有助 于在技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)電子公文檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。因 此，未來(lái)電子公文檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化發(fā)展應(yīng)做到以下幾 點(diǎn)。一要借助信息技術(shù)管理優(yōu)勢(shì)，突破文書系統(tǒng)、檔案系 統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、單位內(nèi)部管理系統(tǒng)之間的信息壁壘，提高信 息共享效率、數(shù)據(jù)同步效率、信息傳輸效率和數(shù)據(jù)一站式服 務(wù)效率，進(jìn)而提高檔案管理的整體效率。二要實(shí)現(xiàn)云共享和 “互聯(lián)網(wǎng)+”有機(jī)融合。例如,有關(guān)部門可以與百度云、阿里 云等科技云端供應(yīng)商合作，充分發(fā)揮電子公文檔案等信息的 共享價(jià)值，提高文檔信息的利用率。三是可以構(gòu)建基于單位 機(jī)構(gòu)的智能平臺(tái)和信息技術(shù)文檔處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔的一體 化管理?？傊?為了更好地避免人員錄入的失誤或其他原因 導(dǎo)致的信息采集錯(cuò)誤，要發(fā)揮文檔大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，利 用智能平臺(tái)收集、整理、錄入文檔信息，以確保電子部門檔 案信息的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)要減少工作人員開展文檔管 理工作的時(shí)間，提高一體化管理的整體效率。 

明確公文檔案管理人員責(zé)任，提高其專業(yè)素養(yǎng) 

電子公文檔案管理系統(tǒng)的一體化管理效率還與從事 文檔管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)及工作態(tài)度有很大關(guān)系。因 此，為了更好地實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，必須進(jìn)一步引進(jìn)先 進(jìn)的文檔管理理念，提高相關(guān)責(zé)任人和工作人員對(duì)文檔管 理工作的科學(xué)認(rèn)識(shí)，促使相關(guān)人員熟練掌握文檔管理的工 作內(nèi)容和具體職責(zé)，更好地適應(yīng)信息化時(shí)代文檔一體化管 理的新趨勢(shì)和新變化。首先，要培養(yǎng)相關(guān)人員的文檔管理 理念，通過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)和定向培養(yǎng)，將安全管理的理念滲透 到工作人員的檔案管理業(yè)務(wù)中。同時(shí)，要提高管理者與其 他部門的協(xié)作意識(shí)，以減少一體化管理的漏洞。其次，要 加強(qiáng)文檔管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力。為了更好地培養(yǎng)管 理者延伸管理和超前控制的意識(shí)與能力，促使工作人員在 熟知各類文件檔案的歸檔規(guī)范和專業(yè)知識(shí)內(nèi)容的基礎(chǔ)上， 提高電子部門檔案管理的整體性和統(tǒng)一性，一方面，要通 過(guò)單位的內(nèi)部培訓(xùn)提升員工的信息化素養(yǎng)以及對(duì)電子公文 檔案管理系統(tǒng)的操作能力；另一方面，要通過(guò)外部招聘， 吸引更多有活力、有知識(shí)、有技術(shù)的人參與到單位內(nèi)部的 電子公文檔案管理工作中來(lái)。最后，通過(guò)部門協(xié)作構(gòu)建更 加高效的檔案一體化管理機(jī)制。比如，可以由兩個(gè)或多個(gè) 部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，共同組成文檔管理專家隊(duì)伍，共同探討符 合本單位電子文檔信息管理實(shí)際的基本模式。 

增強(qiáng)電子公文檔案管理的系統(tǒng)安全性 

大數(shù)據(jù)時(shí)代的文檔一體化建設(shè)使電子公文檔案管理系統(tǒng)面臨著許多安全隱患。為此，首先要進(jìn)一步培養(yǎng)相關(guān)人員 的安全管理意識(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行安全管理教育，同時(shí)保證 管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行。在遇到具體的安全問題時(shí)，可以通過(guò) 合理分工或相互協(xié)助，在第一時(shí)間找到并解決問題。其次， 構(gòu)建更加完善的安全管理體系，通過(guò)加強(qiáng)部分聯(lián)系，形成安 全管理網(wǎng)絡(luò)。將所有涉及電子公文檔案管理系統(tǒng)的部門或人 員納入安全管理體系建設(shè)中，提高部門的協(xié)同性，發(fā)揮安全 管理人員、安全管理技術(shù)、安全管理制度的有效性，彌補(bǔ)安 全管理漏洞。最后，提高電子公文檔案的物理安全性。盡管 電子公文檔案在存儲(chǔ)、檢索、使用方面有著超越紙質(zhì)檔案的 諸多優(yōu)勢(shì)，但電子公文檔案的保存也面臨著許多安全管理問 題。為此，要構(gòu)建更加有效的物理保護(hù)設(shè)施和保護(hù)機(jī)制。例 如，在保存相關(guān)磁盤、光盤等設(shè)備時(shí)，要避免其受到電磁波 或外界環(huán)境的影響；要針對(duì)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)構(gòu)建相應(yīng)的物理 存儲(chǔ)安全措施，盡可能減少人為因素的影響，提高電子公文 檔案的安全性。

重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化電子公文檔案管理系統(tǒng)的檢索流程 

電子公文檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索需要建立在用戶角色 分析、接檔、審批權(quán)限管理等基礎(chǔ)性工作之上。當(dāng)用戶進(jìn)行 信息檢索時(shí)，需要通過(guò)角色分析授予使用者部分權(quán)限，并在 用戶驗(yàn)證登錄之后為其提供加密數(shù)據(jù)。因此，為了減少電子 公文檔案管理數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中可能存在的數(shù)據(jù)泄露問題，相 關(guān)人員需要增強(qiáng)加密設(shè)計(jì)，并結(jié)合密鑰的使用規(guī)范，杜絕數(shù) 據(jù)盜取、數(shù)據(jù)更換和數(shù)據(jù)竊聽等問題的產(chǎn)生。以天水婦幼保 健院為例，單位管理部門可以根據(jù)關(guān)鍵詞檢索的具體需要設(shè) 置常規(guī)搜索詞匯，還可以引進(jìn)反監(jiān)聽監(jiān)控技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技 術(shù)，規(guī)避電子公文檔案管理中可能出現(xiàn)的信息盜取、修改、 刪減問題。此外，優(yōu)化電子公文檔案一體化管理設(shè)計(jì)還可以 通過(guò)多層次聯(lián)合的方式進(jìn)行。

綜上所述，文檔一體化管理平臺(tái)可以從管理功能、業(yè) 務(wù)流程功能、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索功能、信息資源共享平 臺(tái)等方面進(jìn)行優(yōu)化，完成對(duì)平臺(tái)工作內(nèi)容的補(bǔ)充。該平臺(tái) 對(duì)檔案管理人員的日常管理工作至關(guān)重要，其不僅可以高 效完成檔案的分類工作，還可以獲取檔案的來(lái)源以及檢驗(yàn) 其中是否存在不可入庫(kù)的因素。本文主要針對(duì)當(dāng)前公文檔 案一體化的管理工作展開研究，致力于提升其檔案管理質(zhì) 量，以便為其之后的經(jīng)營(yíng)管理提供便利。從文檔一體化管 理系統(tǒng)建設(shè)中存在的具體問題出發(fā)，如其在硬件、系統(tǒng)、 管理人員等方面存在的問題，并在信息技術(shù)引用、檔案管 理人員優(yōu)化、系統(tǒng)安全性提升、電子工程檔案的優(yōu)化和檢 索等基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期為之后的公文檔案 管理工作提供相關(guān)建議。