大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，根據(jù)事業(yè)單位的具體發(fā)展要求，為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量與效率，有必要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理機(jī)制，以促進(jìn)其更好更快發(fā)展。現(xiàn)根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，從人事檔案管理信息化角度出發(fā)，從人事檔案資料的收集、整理、分析、評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)入手，分析當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理機(jī)制、流程等方面存在的問題，并結(jié)合信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為我國事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新提供借鑒。

      引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟，信息技術(shù)在社會(huì)生活中得到了普及和應(yīng)用，檔案信息資源呈“爆炸式”增長態(tài)勢(shì)。在信息化背景下，人們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，這給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來了巨大沖擊，也對(duì)人事檔案管理從業(yè)者提出了更高的要求。但是，當(dāng)前諸多事業(yè)單位的人事檔案部門仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，無法有效滿足新形勢(shì)下人事檔案管理工作的實(shí)際需求，制約著人事檔案管理工作效率的提升。因此，如何推動(dòng)人事檔案管理工作走上科學(xué)化、精細(xì)化之路，是每一位人事檔案管理工作人員需要認(rèn)真思考并積極探索的問題。

      大數(shù)據(jù)與人事檔案管理的理論

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各種管理需求不斷增多，人事檔案管理工作也面臨著很多新的挑戰(zhàn)。因此，人事檔案管理工作應(yīng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，不斷更新管理手段，創(chuàng)新管理模式，為事業(yè)單位的發(fā)展和改革提供更多支持。

      大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)為政府決策、企業(yè)管理、社會(huì)治理、商業(yè)運(yùn)營、科學(xué)研究等提供了有力支持。具體而言，大數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)資源及各種電子文件、電子檔案、電子報(bào)表等。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理方面具有不可替代的作用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于事業(yè)單位實(shí)時(shí)了解國內(nèi)外最新動(dòng)態(tài)，掌握國內(nèi)國際人才信息以及行業(yè)人力資源情況，為人事檔案管理信息化建設(shè)和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施提供參考。

      人事檔案管理的含義

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，其具體內(nèi)容主要分為兩部分：一是基本情況，包括姓名、性別、年齡、學(xué)歷、學(xué)位、家庭情況等個(gè)人基本信息；二是職業(yè)履歷或榮譽(yù)記錄，包括崗位名稱、任職資格、職務(wù)職稱、獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)等。查閱人事檔案資料，可以明確員工的工作經(jīng)歷，幫助管理人員了解員工所具備的素質(zhì)能力，從而為其安排合適的崗位。人事檔案管理是對(duì)人事部門所記載的職工個(gè)人資料等信息的記錄與保存，是考察與選拔人才的重要依據(jù)，其目的在于增強(qiáng)人力資源開發(fā)及人才儲(chǔ)備，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益最大化。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位的人事檔案管理也做出了相應(yīng)的改變，例如人事檔案制度改革、人事檔案信息化建設(shè)、人事檔案管理體制創(chuàng)新等，這為人事檔案管理工作效率的提高提供了有力支撐。

 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

      人事檔案管理信息化程度不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，部分事業(yè)單位仍舊使用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是通過人工記錄與歸檔，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有限，無法滿足新時(shí)代對(duì)人事檔案提出的多元化需求。傳統(tǒng)的人事檔案管理流程復(fù)雜，管理手段較為落后，后期查找信息不便，甚至可能出現(xiàn)遺漏或者丟失檔案的問題，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作效率的提高，不利于人力資源開發(fā)與利用等工作的順利開展。

      人事檔案管理信息化機(jī)制有待完善

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化機(jī)制不能很好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要。其存在的問題主要有：第一，部分事業(yè)單位預(yù)算緊張，沒有足夠經(jīng)費(fèi)購買設(shè)備進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)；第二，部分事業(yè)單位局域網(wǎng)布設(shè)不完善，無法實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的及時(shí)更新；第三，部分事業(yè)單位工作人員缺乏運(yùn)用信息技術(shù)的意識(shí)，導(dǎo)致人事檔案管理信息化效果欠佳。這些問題嚴(yán)重阻礙了各事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

      人事檔案信息收集渠道單一以及管理手段落后

人事檔案信息的高效收集是有效開發(fā)和利用人力資源的重要前提之一。目前，人事檔案信息收集渠道單一以及管理手段落后是很多事業(yè)單位普遍存在的問題，這導(dǎo)致決策層和管理層不能及時(shí)、全面地獲取員工個(gè)人能力和職業(yè)素養(yǎng)等方面的信息，無法實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置。其所面臨的問題主要有：第一，現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案文件記錄較為簡單，沒有囊括員工各種業(yè)務(wù)能力和表現(xiàn)，管理人員無法全面掌握員工個(gè)人的基本狀況；第二，傳統(tǒng)的檔案歸檔材料收集渠道單一，很多重要信息容易丟失或者被遺漏，無法對(duì)各類資料進(jìn)行有效整合。

      人事檔案信息集成、分析與評(píng)價(jià)體系有待優(yōu)化

人事檔案是員工晉升考核及職稱評(píng)審等的重要依據(jù)。如果事業(yè)單位沒有形成科學(xué)合理的人事檔案信息集成、分析與評(píng)價(jià)體系，就無法為人才選拔提供科學(xué)依據(jù)，也無法充分發(fā)揮人事檔案的作用，不利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。在傳統(tǒng)的人事檔案信息集成工作中，人事檔案信息的整理、歸納及數(shù)據(jù)庫的建立主要由人工操作完成，這種方式需要大量的人力，且容易出錯(cuò)，工作效率較低，無法實(shí)現(xiàn)持續(xù)性、動(dòng)態(tài)化的管理；同樣，傳統(tǒng)的人事檔案信息分析與評(píng)價(jià)工作也依賴人工，由于分析與評(píng)價(jià)工作人員具有主觀能動(dòng)性，評(píng)價(jià)結(jié)果可能不夠科學(xué)，也不夠公平公正，不利于營造和諧的工作氛圍。而將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案信息集成、分析與評(píng)價(jià)體系中，則可以在一定程度上解決上述出現(xiàn)的問題。

      人事檔案數(shù)據(jù)信息的填報(bào)不夠規(guī)范

在傳統(tǒng)的人事檔案管理背景下，人事檔案一般由人事部門來填寫，如個(gè)人基本資料以及職稱、榮譽(yù)、專業(yè)技術(shù)資格等信息。這種形式雖然簡便快捷，但缺乏規(guī)范性，難以保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。

      大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

      加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的重視程度

事業(yè)單位只有深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的重要作用，才能不斷提高相關(guān)工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的重視程度。

新形勢(shì)下，首先，人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量在很大程度上取決于實(shí)際工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高人事檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源價(jià)值的最大化。此外，還要將嚴(yán)格的人事檔案管理機(jī)制作為前提，將人事檔案管理工作納入事業(yè)單位日常管理體系中，并以此為基礎(chǔ)制定合理的規(guī)章制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

其次，相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)也在一定程度上決定了人事檔案信息資源利用效率，所以事業(yè)單位要重視提高相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)以及應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力。

最后，人事檔案材料的歸檔、統(tǒng)計(jì)和分析等內(nèi)容是影響人事檔案管理效果和效率的關(guān)鍵因素，如果在人事檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就能夠更加高效地完成工作，且結(jié)果也會(huì)更加科學(xué)公正。

      構(gòu)建有針對(duì)性的事業(yè)單位人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位要想加強(qiáng)人事檔案管理，就需要構(gòu)建有針對(duì)性的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的作用。

首先，要構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，有效存儲(chǔ)各類檔案數(shù)據(jù)材料，如圖像檔案和聲音檔案等，為后續(xù)進(jìn)行人事檔案管理提供必要的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能。

其次，要構(gòu)建人事檔案管理模塊化系統(tǒng)，保證人事檔案數(shù)據(jù)信息收集完整且全面，便于后期隨時(shí)查閱。

最后，要構(gòu)建人事檔案安全系統(tǒng)，包括身份認(rèn)證和個(gè)人信息泄露檢測(cè)等，通過完善用戶權(quán)限管理和身份驗(yàn)證機(jī)制，進(jìn)一步保障用戶信息的安全。

      增強(qiáng)人事檔案信息安全保護(hù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案管理信息化雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，例如信息采集、檢索快捷方便，工作效率高且成本低，信息共享度高等；但是同時(shí)也給人事檔案管理帶來了很大的安全隱患。因此，應(yīng)采取相應(yīng)的措施增強(qiáng)人事檔案信息安全保護(hù)。具體而言，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

第一，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的安全意識(shí)教育，通過各種宣傳方式，使其了解人事檔案信息安全的重要性，提高他們的安全意識(shí)。

第二，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促使其不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握先進(jìn)技術(shù)，為更好地開展人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

第三，使用身份識(shí)別技術(shù)，相關(guān)工作人員在進(jìn)入事業(yè)單位人事檔案信息管理系統(tǒng)前，要進(jìn)行個(gè)人身份認(rèn)證，同時(shí)將國家和事業(yè)單位的相關(guān)要求落實(shí)到實(shí)際工作中。

第四，完善并優(yōu)化人事檔案管理信息化制度，嚴(yán)格規(guī)范各環(huán)節(jié)流程，明確職責(zé)分工，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。只有這樣，才能提高人事檔案管理工作的安全性，保證人事檔案材料信息完整且全面，從而為事業(yè)單位的決策提供依據(jù)。

      借助信息技術(shù)優(yōu)化人事檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案管理工作人員應(yīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用到具體的工作中，保證工作的有效性和科學(xué)性。新形勢(shì)下，人事檔案管理工作人員要主動(dòng)借助信息技術(shù)有效整合各種檔案資料，并保證人事檔案資料信息安全與完整，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，還應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)手段，建設(shè)完善的人事檔案信息管理平臺(tái)，方便工作人員實(shí)時(shí)掌握各種人事檔案資料并進(jìn)行及時(shí)處理，提高工作效率。比如，某事業(yè)單位的人事檔案管理部門在集數(shù)字化的文本、聲音、圖像等于一體的HC云辦公平臺(tái)上進(jìn)行人事檔案管理，其強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能和數(shù)據(jù)搜索功能有利于該部門實(shí)現(xiàn)高效管理。這種新方式在很大程度上簡化了操作流程，提高了工作效率，使相關(guān)人員足不出戶便能查閱大量人事檔案資料。

總而言之，人事檔案管理工作人員要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代潮流，將現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理相結(jié)合，創(chuàng)新人事檔案管理方式，不斷提高人事檔案管理效率和服務(wù)效率。

      建立與完善事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，事業(yè)單位還需要建立與完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以提升人事檔案管理工作效率。具體而言，應(yīng)做到以下三點(diǎn)：第一，建立完善的事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，再輔以人事檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的整理、分類、匯總、分析及補(bǔ)充；第二，事業(yè)單位的人事檔案管理部門應(yīng)與單位內(nèi)部的紀(jì)檢部門、人事管理部門以及勞動(dòng)部門合作建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，提升各個(gè)部門之間的溝通效率，使各職能部門能夠更加方便、準(zhǔn)確地獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，為后續(xù)相關(guān)工作的開展提供重要的資料，以提升人事檔案管理工作的效率；第三，通過定期開展人事檔案管理信息化講座和舉辦各類專題研討會(huì)等方式，不斷提高相關(guān)工作人員應(yīng)用信息化技術(shù)的能力，加強(qiáng)其對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在具體工作中綜合運(yùn)用的重視程度，有效提升人事檔案管理水平。

綜上，建立與完善事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫既有助于優(yōu)化現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)，也能保證人事檔案資料信息的完整性和時(shí)效性，為提高人事檔案管理工作效率奠定了良好的基礎(chǔ)。

      提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才的作用日益突顯，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視提升相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平與綜合職業(yè)素質(zhì)，既要提高其在人事檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)，也要增加其在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的知識(shí)儲(chǔ)備。首先，要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)和教育，使其明確現(xiàn)代信息化管理理念，熟練掌握使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案信息管理，促進(jìn)人力資源結(jié)構(gòu)合理化。其次，要加強(qiáng)人事檔案資料的保密管理，尤其是涉及個(gè)人隱私的檔案材料，采取有效措施避免泄密事件的發(fā)生。再次，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理制度，高質(zhì)量完成人事檔案信息的收集、整理以及分類等基礎(chǔ)工作，保證各項(xiàng)檔案資料齊全完整。最后，要提高人事檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能和應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，為我國事業(yè)單位健康快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

      結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理關(guān)系著整個(gè)機(jī)構(gòu)人員的流動(dòng)情況，具有非常重要的作用。因此，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是十分有必要的。然而，在實(shí)際的工作過程中，部分事業(yè)單位還存在一些不足，其應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，創(chuàng)新人事檔案管理工作流程和模式，推動(dòng)我國事業(yè)單位人事檔案管理工作向信息化方向大步邁進(jìn)，促進(jìn)事業(yè)單位健康有序地不斷向前發(fā)展。

      注釋

[1]許鳳英.新時(shí)代事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理探究[J].人才資源開發(fā),2022(21):38-39.

[2]魏巍.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展探討[J].陜西檔案,2022(05):44-45.

[3]李娜.淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)建議[J].就業(yè)與保障,2022(07):76-78.

[4]袁淑珍.數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究[J].經(jīng)營管理者,2022(07):93-95.

[5]玄慧蘭.事業(yè)單位人事檔案管理工作的機(jī)遇、挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].黑龍江檔案,2022(03):148-150.