食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的基本內(nèi)涵

我國(guó)食品藥品監(jiān)管部門在對(duì)各類食品藥品進(jìn)行監(jiān)管以及建立相應(yīng)的食品藥品監(jiān)管檔案時(shí)，主要關(guān)注相應(yīng)監(jiān)管單位的食品藥品監(jiān)管能力和整體水平的內(nèi)容及檢驗(yàn)結(jié)果。食品藥品檢驗(yàn)檔案是專業(yè)性很強(qiáng)的文件，內(nèi)容主要包括食品藥品監(jiān)管的工作指南、檢驗(yàn)管理和管理計(jì)劃及措施。食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作具有一般檔案管理的特點(diǎn)，如自然形成、有歷史記錄和具有一定應(yīng)用價(jià)值等，可以將其納入科技檔案類別進(jìn)行管理。其獨(dú)特性表現(xiàn)為食品藥品檢驗(yàn)檔案中的檢驗(yàn)材料具有分散性和時(shí)效性。所謂分散性是指相同種類的食品藥品在我國(guó)各地有不同的生產(chǎn)制造地點(diǎn)、產(chǎn)品要求等，必須分別對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)；而時(shí)效性則反映在食品藥品的保質(zhì)期上，不同時(shí)間生產(chǎn)的食品藥品的質(zhì)量存在差異，很難完全了解和掌握。在開(kāi)展食品藥品檢驗(yàn)工作的過(guò)程中，可能會(huì)不斷產(chǎn)生新的科研成果，故而食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)食品藥品行業(yè)具有重要意義。

新時(shí)代加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理的重要性

加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理可以保障了人們的食品藥品安全。食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)按照國(guó)家有關(guān)認(rèn)證認(rèn)可規(guī)定取得資質(zhì)認(rèn)定后，方可從事食品藥品檢驗(yàn)活動(dòng)，為保障人民的生命健康安全提供了有力保證。食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)通過(guò)對(duì)食品藥品進(jìn)行及時(shí)監(jiān)督和抽查，有利于優(yōu)化食品藥品的市場(chǎng)環(huán)境，保障人們的生命健康安全。

新時(shí)代食品藥品檢驗(yàn)檔案管理面臨的主要問(wèn)題

在新時(shí)代，隨著生活水平的不斷提高，人們?cè)絹?lái)越重視自身的身體健康，食品藥品安全工作也受到了廣泛關(guān)注，這對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作提出了新的要求。但是，目前食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作還存在以下問(wèn)題。

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)有待提高

目前我國(guó)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員整體素質(zhì)有待提高，主要原因是從業(yè)人員學(xué)歷水平較低，理論知識(shí)與技術(shù)水平不足。一些從事食品藥品檢驗(yàn)工作的人員雖然取得了相應(yīng)的職業(yè)資格證書(shū)或其他相關(guān)的證書(shū)，但實(shí)踐能力較差，無(wú)法滿足新時(shí)代對(duì)食品藥品安全監(jiān)督管理部門提出的要求。部分單位甚至讓沒(méi)有接受過(guò)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、沒(méi)有相關(guān)證書(shū)的人員從事專（兼）職檔案管理工作，這不僅不利于檔案管理工作的開(kāi)展，而且還會(huì)影響整個(gè)隊(duì)伍的專業(yè)水平。與此同時(shí)，部分專職檔案管理人員的任務(wù)則交由兼職人員來(lái)完成。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，影響了檔案部門的形象。一般來(lái)說(shuō)，多數(shù)部門只注重培養(yǎng)工作人員的專業(yè)技能，而忽視了對(duì)其進(jìn)行素質(zhì)能力的培訓(xùn)，導(dǎo)致大多數(shù)人員的實(shí)際操作能力停留在對(duì)前人經(jīng)驗(yàn)的累積上，達(dá)不到現(xiàn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入不足

充分的經(jīng)費(fèi)是保證檔案管理工作高效運(yùn)行的先決條件。比如，為了加強(qiáng)檔案管理工作，從國(guó)外引進(jìn)檔案管理人才；或者是為了提高檔案管理人員的能力，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)；抑或是為了不斷提高檔案管理的信息化程度，對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行管理與維護(hù)，這些都需要充分的經(jīng)費(fèi)來(lái)支撐。

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高

當(dāng)下，無(wú)紙化辦公成為人們工作的主要方式，數(shù)字化檔案逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但很多食品藥品檢驗(yàn)檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，這不利于檔案的存儲(chǔ)、處理和利用，也無(wú)法充分發(fā)揮出檔案的作用。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增加的社會(huì)發(fā)展需求，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足。

服務(wù)質(zhì)量差

食品藥品檢驗(yàn)檔案的載體主要是紙質(zhì)檔案，人們?cè)谑褂脮r(shí)需要咨詢有關(guān)單位和從業(yè)人員。但是目前，在管理食品藥品檢驗(yàn)檔案時(shí)，常常會(huì)與其他檔案共同進(jìn)行，故而食品藥品檢驗(yàn)檔案還存在管理混亂、無(wú)法有效識(shí)別的問(wèn)題。

重紙文件輕電子文件

在過(guò)去，檔案管理主要以黑白文字為主，紙張是檔案的主要載體。由于部分工作人員沿用傳統(tǒng)管理模式，檔案管理工作未能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐；部分部門不重視檔案管理，對(duì)檔案管理的投入相對(duì)較少，造成檔案管理人員認(rèn)為自身職責(zé)只是負(fù)責(zé)保存檔案，使得檔案的作用和價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也不利于電子檔案的發(fā)展。

新時(shí)代食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，筆者提出了以下幾點(diǎn)建議。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的重視

領(lǐng)導(dǎo)干部要從思想上認(rèn)識(shí)到食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作對(duì)提高食品藥品質(zhì)量的重要作用。同時(shí)，在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的管理和人力資源分配上加大財(cái)政投入的力度，并將其納入綜合規(guī)劃，進(jìn)而推動(dòng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的發(fā)展。

提高食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量

積極引進(jìn)高質(zhì)量的專業(yè)技術(shù)人才，加大對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度。食品藥品檢部門應(yīng)積極從高校和社會(huì)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，壯大相關(guān)的人才隊(duì)伍，提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。各有關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，采用多種教育形式，提高管理人員的管理能力、技術(shù)水平和專業(yè)能力。對(duì)新入職的人員進(jìn)行入職培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括基本的業(yè)務(wù)知識(shí)、各種規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)知識(shí)，以加強(qiáng)其對(duì)檔案管理各方面的學(xué)習(xí)；同時(shí)，還要為檔案管理人員提供外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，與其他食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作與溝通，定期組織檔案管理人員到其他單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而更好地提高其檔案管理工作能力。

提高食品藥品檢驗(yàn)檔案管理的信息化程度

目前，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，食品藥品監(jiān)管部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)而提高工作效率。在此過(guò)程中，還應(yīng)構(gòu)建一套科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，達(dá)到高效利用檔案的目的。合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理配置和管理檔案資源；同時(shí)，要求食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)建立完善的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。此外，加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行電子化處理，生成電子影像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化。只有這樣，才能最大限度地發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、科研和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的作用。

在信息化時(shí)代，電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了深刻的影響，但電子檔案自身也存在一些不足，不可能完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中要求電子檔案和紙質(zhì)檔案相互補(bǔ)充和完善，從而為用戶提供更加良好的服務(wù)。在對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案信息的利用率。此外，還應(yīng)建設(shè)電子檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享，做到政務(wù)公開(kāi)，為廣大群眾在網(wǎng)上查閱相關(guān)檔案資料提供便利。

食品藥品檢驗(yàn)檔案信息化建設(shè)具有如下優(yōu)勢(shì)。

第一，傳統(tǒng)的檔案管理都是以檔案室為單位，各種檔案資料存放在各種大型的檔案柜中，占用了很大的空間。信息化時(shí)代下，存放檔案不再占用大量的空間，也不需要進(jìn)行煩瑣的整理，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，將電子檔案文件存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中。

第二，檔案管理部門將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子文件后，便于對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，使文件的存儲(chǔ)、收集、登記、查閱、統(tǒng)計(jì)等工作更加方便，既可以確保歸檔率和檔案的完整性，又方便日后的檢索與使用。

第三，共享資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源難以共享，人們進(jìn)行查閱時(shí)必須前往檔案室，容易受到時(shí)間空間的限制，導(dǎo)致很多檔案的作用無(wú)法充分發(fā)揮。而檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，可以有效解決這個(gè)問(wèn)題.

加強(qiáng)對(duì)食品藥品檢測(cè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極搭建多部門共享的檢測(cè)平臺(tái)，提高同行評(píng)審的有效性，提高食品藥品檢測(cè)檔案管理的質(zhì)量。目前，很多部門已實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，但由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，這些檔案資源無(wú)法被有效利用，降低了工作效率。因此，加強(qiáng)對(duì)食品藥品檢測(cè)檔案管理的認(rèn)識(shí)是非常有必要的。

加強(qiáng)檔案管理的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案部門應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》，根據(jù)檔案管理工作的具體實(shí)際，制定《食品藥品檢驗(yàn)檔案管理辦法》《電子檔案管理制度》《檔案管理人員職責(zé)》等相關(guān)管理制度。同時(shí)，還要加大對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理的資金投入，并結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，為今后的工作做好準(zhǔn)備。此外，明確和細(xì)化檔案管理工作，落實(shí)檔案工作責(zé)任制，多措并舉加強(qiáng)檔案管理工作；對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行日常管理與維護(hù)，及時(shí)更新與完善電子檔案；還要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并加以解決，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作相關(guān)人員的素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，主要有三方面的內(nèi)容。

第一，構(gòu)建相關(guān)平臺(tái)，主要包括三個(gè)層級(jí)：內(nèi)網(wǎng)、企業(yè)專網(wǎng)和公共網(wǎng)絡(luò)。其中，內(nèi)網(wǎng)主要承擔(dān)食品藥品檢驗(yàn)信息的內(nèi)容發(fā)送、接收、預(yù)處理以及內(nèi)部資料傳送任務(wù)；企業(yè)專網(wǎng)則主要承擔(dān)獲取食品藥品檢驗(yàn)信息內(nèi)容，并將其傳送到預(yù)處理平臺(tái)上的任務(wù)，為食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作提供信息支持；而公共網(wǎng)絡(luò)主要業(yè)務(wù)是提供信息咨詢以及各類檔案資料的獲取與查詢等服務(wù)。

第二，加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理的軟件環(huán)境建設(shè)，包括電子文件系統(tǒng)和數(shù)字檔案的建立和運(yùn)行。根據(jù)相關(guān)的操作要求，搭建功能強(qiáng)大、運(yùn)行快的用戶訪問(wèn)服務(wù)器，并配備大型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、高速交換機(jī)、路由器、光端機(jī)、安防設(shè)備、數(shù)字檔案處理設(shè)備等。

第三，建立軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)由兩部分組成：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。建立軟件系統(tǒng)首先需要建立操作平臺(tái)來(lái)管理每臺(tái)設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作。

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理是食品藥品檢驗(yàn)工作的重要組成部分，在實(shí)際工作中要堅(jiān)持“著眼于歷史，服務(wù)于未來(lái)”的原則，不斷更新檔案管理的內(nèi)容和方法，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。在信息化時(shí)代，檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)部門應(yīng)重視檔案工作，吸收傳統(tǒng)檔案管理方式的精華，并結(jié)合具體情況，從實(shí)際出發(fā)，不斷提高檔案管理水平；還應(yīng)提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，提高其服務(wù)意識(shí)，不斷創(chuàng)新工作方法，以更好地解決實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。

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