在現(xiàn)代企業(yè)中，檔案管理工作在為企業(yè)制定合適的規(guī)章制度，為企業(yè)的發(fā)展提供各種有用的資源信息等方面起著重要的作用。現(xiàn)介紹檔案和檔案管理的定義，檔案管理工作的主要內(nèi)容和要求，闡述檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出解決問題的建議和方法，為做好檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

檔案管理工作的本質(zhì)是對鑒定后有用的文件、聲像和實物資料進行收集和管理。要做好檔案管理工作，推動企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展，企業(yè)管理人員就要了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，重視檔案管理工作，為檔案資料的保存提供良好的環(huán)境并進行嚴(yán)格的安全檢測，維護檔案資料的完整，對檔案管理工作人員定期進行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，重視實物檔案的保存和利用，以便更加快速、直觀地通過檔案了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。

企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的定義

企業(yè)檔案指企業(yè)的員工在日常工作中形成的對企業(yè)具有保存價值的各種原始記錄，包括紙質(zhì)資料、聲像資料和實物資料。

企業(yè)檔案管理指檔案管理工作人員對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案資料和信息進行直接管理，并為企業(yè)的發(fā)展提供有效的利用服務(wù)，包括將檔案資料存放在檔案柜中保存和在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行錄入、保存兩種管理方式。

企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容和要求

企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。收集工作是按規(guī)定接收企業(yè)各部門需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件完整、真實、清楚，并且其紙張、字跡、格式等嚴(yán)格按照企業(yè)的規(guī)定完成。整理工作的主要內(nèi)容是對紙質(zhì)文件進行整理，要求對文件進行分類、組合、排列、編號，然后進行基本編目。實物文件要求根據(jù)其來源、時間、類型等進行分類，要做到分類合適、目錄清楚、擺放整齊。保管工作的主要內(nèi)容是在檔案庫房對檔案排架或檔案柜上的檔案進行保管，并辦理相應(yīng)的調(diào)入和借出手續(xù)，定期檢查檔案資料是否完整，要求裝文件的檔案紙盒、檔案排架或檔案柜符合要求，檔案庫房的環(huán)境符合存檔要求，調(diào)入和借出手續(xù)完整。鑒定工作的主要內(nèi)容為檢測檔案的有用程度，并根據(jù)其有用程度設(shè)定檔案的保管期限，對過了保管期限的文件進行銷毀，并對其進行登記記錄，要求有相應(yīng)的鑒定手續(xù)及要求，有相應(yīng)的銷毀手續(xù)及登記記錄本。統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容是了解檔案管理工作的現(xiàn)狀并制作相應(yīng)的統(tǒng)計報表，對數(shù)據(jù)進行分析，掌握檔案管理工作的現(xiàn)狀，要求統(tǒng)計報表的內(nèi)容具有及時性和準(zhǔn)確性。提供利用工作的主要內(nèi)容為檔案資料的查閱、復(fù)印和借出，要求有符合要求的查閱、復(fù)印、借出手續(xù)。

企業(yè)檔案管理工作的重要性

（一）企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作

檔案記錄了企業(yè)內(nèi)部重要的資源和資金信息，對企業(yè)實現(xiàn)良好發(fā)展起著關(guān)鍵作用，同時，檔案也可以實現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)控。現(xiàn)代檔案管理工作除了對傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、聲像資料和實物資料進行管理之外，還新增了網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)資料、聲像資料和實物資料在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行錄入、備份和保存。網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以幫助企業(yè)管理人員和決策者更加快速、準(zhǔn)確地找到所需要的資料，從而提高檔案管理工作的效率。

（二）有助于企業(yè)快速、全面地了解自身現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理工作是對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案進行合理的收集、整理和管理，方便企業(yè)的管理人員和決策者隨時翻閱、查看所需要的檔案資料，了解企業(yè)自身現(xiàn)狀，制定企業(yè)經(jīng)營計劃。企業(yè)的管理人員和決策者還可以通過檔案了解到企業(yè)的資源利用和資金管理現(xiàn)狀，對企業(yè)內(nèi)部的資源進行更合理的分配，對企業(yè)內(nèi)部的資金進行更合理的利用，達到降本增效的目的，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）保證檔案的真實性和保密性

企業(yè)檔案既包含企業(yè)的正面信息，也包含企業(yè)的負(fù)面信息，因此必須確保檔案的真實性，以充分發(fā)揮其作用，為企業(yè)的管理人員和決策者提供真實有效的資料，使企業(yè)的管理人員和決策者制定的各項制度能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展起到良好的推動作用。檔案管理工作要嚴(yán)格按照制定好的制度和流程進行，對檔案進行科學(xué)的保管，確保檔案的真實性。同時，由于檔案的保密性，檔案管理工作人員也應(yīng)該簽署保密協(xié)議，避免泄露企業(yè)內(nèi)部檔案的相關(guān)信息，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中保持良好發(fā)展的態(tài)勢。

（四）提高企業(yè)的經(jīng)營水平

企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)的各項經(jīng)營數(shù)據(jù)和資料，為企業(yè)制定各項規(guī)章制度和發(fā)展計劃提供了重要依據(jù)，是一種重要的資產(chǎn)。建立科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度體系和流程，能夠更好地保存，更方便快捷地查閱、翻看各種檔案資料，從而增強企業(yè)抵抗市場風(fēng)險的能力。這也有利于企業(yè)的管理人員和決策者根據(jù)檔案資料，制定出適合企業(yè)的各種經(jīng)營策略，推動企業(yè)發(fā)展。

檔案管理工作中存在的問題

（一）不重視檔案管理工作

部分企業(yè)由于沒有完全了解檔案管理工作的重要性，容易忽視對其的管理。檔案管理工作大多由辦公室的員工兼職，但其檔案管理工作的專業(yè)知識有限，工作水平不高，還擠壓了檔案管理工作的時間，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量難以提升。隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不斷提升，但是有些企業(yè)不能緊跟時代發(fā)展的步伐，增添相應(yīng)的檔案資料種類，及時引進和學(xué)習(xí)新的檔案管理工作技術(shù)，導(dǎo)致檔案資料無法為企業(yè)的發(fā)展提供更多有用的信息，企業(yè)檔案管理的工作效率也遲遲得不到提高。

（二）沒有良好的檔案資料保管環(huán)境

由于部分企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，沒有為企業(yè)檔案資料保存提供適宜的環(huán)境，缺乏符合檔案資料存放要求的檔案室和檔案庫房，僅僅將檔案柜放置在辦公室，而辦公室環(huán)境的溫度、濕度并不一定符合檔案資料的保管要求。另外，有些企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)沒有完全與外網(wǎng)隔離，甚至沒有配置專門的電腦，導(dǎo)致檔案管理工作的安全性和保密性較差。檔案管理環(huán)境的安全性差，嚴(yán)重時可能會導(dǎo)致檔案文件毀壞、丟失、泄密，給企業(yè)的發(fā)展造成重大的損失。

（三）檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平不高

部分企業(yè)雖然設(shè)置了檔案管理崗位，但其檔案管理工作人員在上崗前并沒有經(jīng)過檔案管理工作方面的專業(yè)培訓(xùn)，造成其認(rèn)為檔案管理就是管理企業(yè)的全部檔案，交接工作時也只接收了一串檔案柜的鑰匙。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺失會導(dǎo)致工作效率低下，甚至?xí)斐蓹n案丟失或者泄密，影響企業(yè)的發(fā)展，給企業(yè)造成損失。另外，檔案管理工作枯燥乏味，重復(fù)性強，會導(dǎo)致部分檔案管理工作人員對檔案管理工作缺乏責(zé)任心和耐心。

（四）實物檔案的保存不到位

有些企業(yè)重視對檔案資料中紙質(zhì)文件的保存，但是對實物檔案卻不夠重視，沒有設(shè)置專門的實物檔案存放點，更沒有對實物檔案進行分類、排放、編號、編制總目錄，沒有提供相應(yīng)的實物檔案保管技術(shù)指導(dǎo)，實物檔案存放點的安全性也沒有檢查是否達標(biāo)。有的企業(yè)只有極少的實物檔案，沒有每年按規(guī)定和要求對實物檔案進行收集、管理。實物檔案是企業(yè)工作和活動的一部分，反映著一個企業(yè)的工作水平以及獲得的成績，一旦丟失，難以找回。

企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)問題的建議和方法

（一）企業(yè)要重視檔案管理工作

首先需要對企業(yè)管理人員進行檔案管理方面的相關(guān)培訓(xùn)，讓企業(yè)的管理人員認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，更有效地利用檔案做好工作。其次，配備專職的檔案管理工作人員，并定期對其進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。再次，每年對檔案的總量、名稱等基本信息進行系統(tǒng)的統(tǒng)計，并定期統(tǒng)計檔案的借出、查看等利用情況，然后上報給主管部門。同時要定期檢查檔案是否受到損壞，若有損壞，要第一時間進行修復(fù)并上報給主管領(lǐng)導(dǎo)。最后，檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)在企業(yè)中得到推廣，并隨著科學(xué)技術(shù)的進步不斷進行系統(tǒng)應(yīng)用的更新，這樣不僅有利于實現(xiàn)部分公開檔案資料的共享，還有利于通過搜索、語音等多種方式更加快捷方便地查找所需檔案資料，節(jié)約時間，提高工作效率。同時，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案資料種類不斷增多，對其的管理方式也應(yīng)不斷更新，以便更好地管理檔案，為企業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。

（二）加強對檔案資料的保管，提升其安全性

要建立專門的檔案庫房，庫房內(nèi)每天要進行溫度和濕度的監(jiān)測并進行記錄，溫度和濕度要適合檔案資料的保存，同時要對檔案庫房有嚴(yán)格的管理制度，例如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)通過刷臉、指紋等方式對進入檔案庫房的人員進行身份識別認(rèn)證，認(rèn)證通過后才可進入，以提高檔案資料的安全性和保密性。檔案管理工作人員要有較強的責(zé)任感，工作中做到不壞、不丟、不亂。不壞指檔案資料應(yīng)完好無損，即使發(fā)現(xiàn)個別檔案損壞，也應(yīng)進行及時補救。不丟指保護檔案資料的絕對安全性，不能因各種原因?qū)е聶n案資料丟失。不亂指要按檔案管理的制度嚴(yán)格對檔案資料進行分類管理，做到檔案資料一目了然，井井有條。檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可設(shè)置各種權(quán)限防止檔案泄密，例如可以對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、主管人員、檔案工作人員進行虹膜、指紋錄入，作為登錄檔案管理系統(tǒng)的一道必要程序，當(dāng)有陌生的虹膜、指紋企圖進入檔案管理系統(tǒng)時，會發(fā)出錯誤警告并發(fā)送短信給檔案管理工作人員，使其提高警惕，從而保證檔案資料安全。

（三）加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度

企業(yè)應(yīng)每年為檔案管理工作人員提供有針對性的檔案管理知識培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，首先使檔案管理工作人員了解自身工作對企業(yè)發(fā)展的重要性和意義，增強其職業(yè)自豪感、責(zé)任感，提高其工作積極性。其次，由于檔案資料對企業(yè)發(fā)展的重要性，檔案管理工作人員應(yīng)保障檔案的完整性和安全性，并對檔案資料的內(nèi)容進行保密。再次，檔案管理工作人員應(yīng)跟上企業(yè)的發(fā)展步伐，了解檔案管理技術(shù)的發(fā)展，通過參加培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識，將檔案管理工作做得更好。最后，檔案管理工作人員應(yīng)在工作崗位中做到不怕煩瑣，不記功名，默默無聞，無私奉獻。

（四）重視實物檔案的保存和利用

實物檔案大多數(shù)為企業(yè)或企業(yè)各部門獲得的獎杯、獎牌、獎狀和各種榮譽證書，檔案管理工作人員要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實物檔案歸檔制度，與各部門及時溝通，確定實物檔案的歸檔時間、類別和范圍，對實物檔案進行歸檔保存。企業(yè)內(nèi)部要定期對實物檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，主要檢查實物檔案的保存是否符合規(guī)章制度，實物檔案是否完整，同時對實物檔案的保存技術(shù)進行指導(dǎo)。由于實物檔案的保存具有一定的科學(xué)性和技術(shù)性，除了企業(yè)內(nèi)部定期的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)外，檔案管理工作人員還應(yīng)通過自學(xué)等其他方式提高實物檔案保存的水平。

單獨的實物檔案難以為企業(yè)的管理人員和決策者提供有利用價值的信息，需要和相關(guān)的文件或聲像資料結(jié)合利用。因此，實物檔案應(yīng)不定期進行開放陳列、展覽，供大家參觀學(xué)習(xí)，主動為企業(yè)的管理人員和決策者提供有用的資源和各種信息，充分發(fā)揮實物檔案的記錄、教育等作用。此外，在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中，可以為實物檔案附加文字檔案和聲像檔案，以便人們一目了然。

綜上所述，做好檔案管理工作，既可以幫助管理者了解企業(yè)的現(xiàn)狀，又可以為制定企業(yè)今后的發(fā)展計劃提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料參考，還可以總結(jié)經(jīng)驗，使企業(yè)少走彎路，加快企業(yè)的發(fā)展步伐。因此，需要提高企業(yè)對檔案管理工作的重視程度，加強檔案管理水平，加強對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視對實物檔案的保存和利用，做好檔案管理工作，以推動企業(yè)的快速發(fā)展。

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