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高職院校檔案信息化建設(shè)的有效策略研究

2022-11-25 00:00 來源：《文化產(chǎn)業(yè)》雜志作者：吳尚諭婁底幼兒師范高等專科學(xué)校

近年來，社會各界都開始關(guān)注檔案管理對推動(dòng)自身工作開展的重要性，紛紛著手研究檔案信息化建設(shè)的有效策略。在新時(shí)代背景下，不論是工作學(xué)習(xí)，還是社會生活，都離不開互聯(lián)網(wǎng)。互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，在為我們帶來諸多便利的同時(shí)，也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新時(shí)代發(fā)展的要求，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于檔案管理工作，檔案管理工作內(nèi)核不斷拓展創(chuàng)新，對其未來的發(fā)展提出了更高的要求。現(xiàn)針對信息化建設(shè)和檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析探究，希望能夠充分發(fā)揮出高職院校檔案管理工作的作用。

何謂檔案管理信息化建設(shè)？檔案管理工作是通過某種方式或手段將檔案進(jìn)行分類、匯總、完善以及傳遞等一系列工作，能夠充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和功效。在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，檔案管理工作的順利開展必然要融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的步伐。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及極大地提高了檔案管理工作的效率，并且各種各樣的信息數(shù)據(jù)都能夠被高效整合，信息的利用率也得到了大幅提升。傳統(tǒng)檔案管理工作比較機(jī)械化且任務(wù)煩瑣，但是將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以極大地減輕傳統(tǒng)檔案管理工作人員的工作壓力。

現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的融合，意味著從事檔案管理的工作人員將面臨更高的要求，他們要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，并且根據(jù)檔案種類的劃分建立邏輯聯(lián)系，完成檔案信息的自動(dòng)分類。現(xiàn)代化檔案信息管理工作是目前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作發(fā)展的必然選擇和發(fā)展方向。此次研究主要是以信息化時(shí)代背景為前提，分析和探究檔案管理信息化建設(shè)工作在現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的解決方法。

高職院校檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）促進(jìn)高職院校檔案管理信息化發(fā)展

信息化，即利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)手段讓人類社會進(jìn)入一個(gè)全新的數(shù)字化、信息化時(shí)代。檔案信息化是新時(shí)代背景下一種全新的管理模式。檔案信息化發(fā)展的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質(zhì)檔案與信息技術(shù)相結(jié)合,將紙質(zhì)檔案變成電子文件，通過先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子文件進(jìn)行收集、匯總和存儲，從而更加方便快捷地實(shí)現(xiàn)信息的交互共享。除此之外，信息化發(fā)展還能激發(fā)相關(guān)工作者的工作積極性，提升相關(guān)工作人員的工作效率，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

（二）促進(jìn)高職院校檔案管理資源共享

對于各大高校來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢。在政府的號召下，企事業(yè)單位和各大高校紛紛開展“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)踐活動(dòng)，成效顯著，但由于經(jīng)濟(jì)條件的不足也暴露出一些問題，如檔案管理效率較低，信息利用率不足，缺乏科學(xué)完善的發(fā)展規(guī)劃和專業(yè)技術(shù)人才，等等。信息技術(shù)的重要性和必要性不言而喻。現(xiàn)如今，信息的收集、整理、存儲和使用都必須使用計(jì)算機(jī)，因此檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要，它的顯著特征就是將人們一直以來所使用的紙質(zhì)檔案和信息技術(shù)相結(jié)合,對于各大高校來說，其工作量和復(fù)雜程度都不容小覷。當(dāng)下，很多學(xué)校的上課模式也發(fā)生了改變，線上教學(xué)越來越多，這意味著各大高校必須高度重視檔案信息化建設(shè)工作。

（三）未來時(shí)代發(fā)展的必然趨勢

檔案信息化，即通過現(xiàn)代化信息技術(shù)和手段對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，從而更加便捷高效地實(shí)現(xiàn)信息的交互共享并提升檔案使用價(jià)值。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們一直以來所使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端開始顯現(xiàn)出來，高校檔案管理工作的革新已是大勢所趨。要想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展和進(jìn)步，就必須客觀分析目前工作的發(fā)展現(xiàn)狀和存在的問題，且有針對性地進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，讓檔案信息化建設(shè)工作的開展更加高效。但在實(shí)際操作中依然存在許多困難，如缺乏專業(yè)技術(shù)人才，這直接影響了高校檔案信息化的建設(shè)水平，與新時(shí)代背景下數(shù)字化發(fā)展的步調(diào)不一致。

高職院校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題

（一）高職院校檔案管理信息化建設(shè)力度不夠

目前，高職院校依然把發(fā)展重心放在學(xué)科建設(shè)上，對行政管理工作的重視程度不足，再加上檔案管理工作不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致高職院校有關(guān)部門更加忽視檔案管理信息化建設(shè)工作，監(jiān)管不當(dāng)、人員素質(zhì)較低等問題導(dǎo)致檔案管理工作問題頻發(fā)，使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到提升，也無法發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

除了上述問題，我國這些年檔案管理工作的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，分別是單機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、電子文件管理、“互聯(lián)網(wǎng)+”管理。然而，在軟件開發(fā)和信息共享方面也出現(xiàn)了很多問題：軟件開發(fā)程度不足、沒有規(guī)范統(tǒng)一的制度、信息更新不及時(shí)、缺乏時(shí)效性等。上述種種問題都直接影響到數(shù)據(jù)平臺的共享效率，從而無法發(fā)揮其實(shí)際功效。

（二）提升檔案管理人員的工作素質(zhì)

檔案管理工作人員是開展檔案管理工作的主要執(zhí)行者，然而在實(shí)際操作中，很多工作人員缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，也沒有專業(yè)的檔案管理工作知識和專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致高職院校在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中常常出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效率。并且部分高職院校的檔案管理工作人員缺乏工作積極性和熱情，無法滿足當(dāng)今信息化時(shí)代對檔案管理工作人員提出的新要求，也阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

（三）高職院校檔案管理信息化缺乏動(dòng)力

由于檔案管理信息化并不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以許多領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)識不到其重要性，也忽視了它可以為高職院校帶來的重要間接利益。此外，在財(cái)務(wù)方面，高職院校檔案管理工作部門和公共服務(wù)部門直屬的檔案管理部門有著顯著差異。由于高職院校需要自己承擔(dān)開展檔案管理工作所需要的費(fèi)用，因而在檔案管理部門的人員招募、軟件使用以及管理細(xì)則等方面都缺少大力投入，導(dǎo)致高職院校檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢。

信息化時(shí)代背景下高職院校檔案管理的新挑戰(zhàn)

（一）加大了檔案管理的安全隱患

信息技術(shù)的普及和應(yīng)用使檔案管理工作更加高效便捷，但是風(fēng)險(xiǎn)也隨之顯現(xiàn)出來。高職院校的檔案涉及某些部門的機(jī)密，而一些擁有高超技術(shù)和手段的網(wǎng)絡(luò)黑客能夠非法盜取檔案內(nèi)的重要機(jī)密，這些重要檔案信息的泄露會給高職院校帶來無法估量的損失。因此，從事檔案管理工作的人員除了要具備專業(yè)的知識和技術(shù)能力外，還需要提高自身安全意識，用更加先進(jìn)的手段保障信息安全。

網(wǎng)絡(luò)雖然給我們的生活帶來了便捷，可其中也隱藏著許多安全問題。將檔案管理工作和現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合必然會面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此要通過有效的方式和手段來為互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工作的安全提供堅(jiān)實(shí)的保障。

在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，受軟、硬件以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，強(qiáng)化檔案管理工作的安全保障措施十分必要。首先是保密性，互聯(lián)網(wǎng)最突出的一個(gè)特點(diǎn)就是開放性，這和檔案管理工作要求的保密性產(chǎn)生了矛盾，所以檔案管理的保密工作需要十分注意；其次是網(wǎng)絡(luò)安全，目前互聯(lián)網(wǎng)上存在各種各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒，大都具有嚴(yán)重的破壞性，這要求我們在享受互聯(lián)網(wǎng)帶來的便利的同時(shí)，也要關(guān)注計(jì)算機(jī)的安全狀況，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒檢查，為信息化檔案的安全提供有力保障；最后是網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限的設(shè)置，根據(jù)檔案重要程度的不同，設(shè)置對可訪問人員的身份進(jìn)行登記，并且對相關(guān)檔案的查取使用也設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)管內(nèi)部管理工作人員對檔案信息的使用，防止機(jī)密泄露。

（二）海量數(shù)據(jù)增加檔案管理難度

在新時(shí)代背景下，檔案管理工作的重點(diǎn)是從海量數(shù)據(jù)中篩選最具有價(jià)值的信息。在這個(gè)數(shù)據(jù)爆炸的時(shí)代，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的融合使得高職院校檔案管理工作人員所要面對的數(shù)據(jù)信息和以往完全不是一個(gè)量級，從事檔案管理工作的人員將面臨更高的工作要求，他們要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，并且根據(jù)檔案種類的劃分建立邏輯聯(lián)系，完成檔案信息的自動(dòng)分類。所以檔案管理工作部門必須重視軟、硬件設(shè)施的研發(fā)，并且提升高職院校檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)能力，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）高職院校檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用提升了信息的傳播速度。大多數(shù)員工的檔案都能夠自由查找，然而高職院校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和知識水平參差不齊，并且人際關(guān)系復(fù)雜，如果檔案管理制度不科學(xué)很容易導(dǎo)致檔案被破壞的情況。并且不同類型的檔案保密程度和保密方式也不同，這就導(dǎo)致檔案的使用和查取方式也不統(tǒng)一，倘若出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象，必定會造成無法估量的損失。

高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略及建議

（一）加快新時(shí)期檔案管理體制改革

建立靈活有效的運(yùn)行管理機(jī)制是推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的必要前提和有力保障，只有這樣才能高效合理地對檔案管理工作的職責(zé)以及權(quán)限進(jìn)行劃分。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，除了要建設(shè)統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，還要重視加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)職能，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中可能會出現(xiàn)的問題。

檔案管理軟件是開展檔案管理信息化建設(shè)的必要前提，所以高職院校檔案管理部門需要率先做出指示，高職院校內(nèi)部的各個(gè)部門必須要重視對檔案管理軟件的研究開發(fā)，制定一套針對檔案管理軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并滿足實(shí)際工作需求，督促檔案管理機(jī)構(gòu)優(yōu)化自身的管理流程，通過網(wǎng)絡(luò)平臺提升服務(wù)職能，與服務(wù)對象直接對接，保障社會民眾能夠平等查取檔案信息，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）樹立檔案管理信息化觀念

長期以來，檔案管理工作采用較為傳統(tǒng)的工作模式，導(dǎo)致檔案管理思維固化。要想推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作的順利開展，轉(zhuǎn)變思維觀念是首要任務(wù)。如今檔案管理工作的發(fā)展已經(jīng)無法脫離現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理信息化的思維觀念，在實(shí)際工作中學(xué)會熟練應(yīng)用信息化技術(shù)。

如今的檔案管理工作內(nèi)容不再是機(jī)械地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的匯總，而是要求從事檔案管理的工作人員要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，在檔案管理工作中能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，提高檔案管理工作效率。

（三）注重檔案的二次開發(fā)利用

現(xiàn)代化檔案管理工作對工作人員提出了更高的要求，其不僅要具備能夠從海量數(shù)據(jù)中篩選有用信息的能力，還要根據(jù)檔案種類的劃分建立邏輯聯(lián)系，完成檔案信息的自動(dòng)分類，實(shí)現(xiàn)檔案的二次開發(fā)利用。因此，要推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，需要建立科學(xué)完善的開發(fā)利用機(jī)制，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。根據(jù)現(xiàn)有的檔案信息構(gòu)建一個(gè)功能齊全的數(shù)據(jù)庫，為大眾提供更加全面的檔案信息服務(wù)。除此之外，檔案管理工作的主要目標(biāo)不僅是儲存信息，更重要的是高效利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的參考依據(jù)。同時(shí)，我們要關(guān)注和重視電子文件的歸納整理，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔存在難以儲存、易丟失等問題，所以電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案是發(fā)展的必然趨勢。完成電子檔案的歸納后還要進(jìn)行準(zhǔn)確的分類整合。簡單來說，檔案分為普通檔案和機(jī)密檔案兩種，通過互聯(lián)網(wǎng)我們可以在設(shè)置查閱權(quán)限的前提下共享檔案數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值和功效。

研究發(fā)現(xiàn)，完成現(xiàn)代化檔案管理是目前大數(shù)據(jù)信息時(shí)代背景下檔案管理工作發(fā)展的必然選擇和發(fā)展方向。目前，我國高職院校在檔案管理信息化建設(shè)工作開展方面所存在的問題主要是檔案管理信息化的建設(shè)力度不足、相關(guān)工作人員素質(zhì)水平亟待提升、檔案信息化發(fā)展缺乏動(dòng)力等。要想有效解決這些問題，就需要促進(jìn)現(xiàn)階段高職院校在檔案管理信息化發(fā)展方面的改革，相關(guān)的檔案管理工作人員也需要樹立信息化發(fā)展觀念，并且需要注重對檔案的二次利用。