建筑企業(yè)業(yè)務(wù)流程相對復(fù)雜，包括項目前期準備工作、項目設(shè)計及施工、工程監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)，其檔案管理牽涉方方面面的工作，較為煩瑣。隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，我國已步入信息時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，建筑企業(yè)的檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展步伐，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到工作中，加快信息化管理進度，提高管理效率?；诖耍紫确治鼋ㄖこ虣n案的類型與特點，其次闡述數(shù)字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)策略，最后分析建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的保障措施，以期為提高建筑工程檔案信息化管理水平提供參考。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，大量的信息技術(shù)被應(yīng)用到建筑工程檔案管理工作中，提高了檔案管理的質(zhì)量與效率。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化管理可以拓展檔案存儲空間，延長檔案存儲時間，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為建筑工程管理打下扎實的信息基礎(chǔ)，間接提高建筑企業(yè)的工程管理能力，降低施工成本，提高施工質(zhì)量。

建筑工程檔案的類型和特點

建筑工程檔案包括項目立項、項目設(shè)計及項目施工中的管理、施工、監(jiān)理、竣工及驗收等多個環(huán)節(jié)的資料，還包括施工中產(chǎn)生的圖片、視頻、音頻等資料，見下表。

表 建筑工程檔案的主要類型

類別

檔案主要內(nèi)容

項目立項檔案

項目選址、核準、項目評估、建設(shè)用地、合同、招投標等

項目設(shè)計檔案

地形測量、地質(zhì)勘測等設(shè)計基礎(chǔ)、初步設(shè)計、設(shè)計變更及施工設(shè)計等

項目管理檔案

資金管理、進度管理、安全管理、物資管理、質(zhì)量監(jiān)督管理及環(huán)保管理等

工程監(jiān)理檔案

設(shè)計監(jiān)督、施工監(jiān)理及設(shè)備監(jiān)造等

竣工驗收及竣工圖

工程總結(jié)文件、竣工交接文件、竣工驗收文件、工程決算及審計文件、工程總結(jié)文件、竣工圖等

在施工過程中，相關(guān)人員應(yīng)對所有檔案進行歸檔管理，包括項目立項及審核、項目招投標、項目現(xiàn)場勘察及實施、項目驗收等資料。這使建筑工程檔案具有成套性特點。在施工過程中產(chǎn)生的所有檔案具有不可再生性與真實性，同時也具有原始性。另外，建筑工程一般是由多個單項工程組成的，所以建筑工程檔案也包括多個獨立的工程，牽涉多個領(lǐng)域，涵蓋大量的管理活動，工程資料范圍廣。此外，建筑工程檔案涉及多個技術(shù)領(lǐng)域及參建單位，所以建筑工程檔案也具有專業(yè)性、多樣性與動態(tài)性特點。

數(shù)字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)策略

（一）增加信息化投入，建設(shè)數(shù)字化平臺

第一，建筑工程檔案具有重要作用，尤其是在應(yīng)對大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、智慧化、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等方面具有前瞻性，所以建筑企業(yè)要在確保項目資金充足的基礎(chǔ)上適當增加檔案信息化管理及建設(shè)所需的人力、物力及技術(shù)等方面的資金投入，做好檔案信息化管理及建設(shè)的長遠規(guī)劃。

第二，為了檔案管理更加規(guī)范、方便、快捷，多數(shù)建筑企業(yè)有檔案信息化管理及建設(shè)需求，但現(xiàn)有信息技術(shù)與硬件設(shè)備都有待完善，不能滿足檔案信息化管理及建設(shè)需求。為此，建筑企業(yè)要推動檔案信息化管理及建設(shè)，加強項目數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善軟硬件配置，把資金投入重點放在新技術(shù)研發(fā)與完善上。在硬件方面，要配置計算機、掃描儀、復(fù)印機、存儲設(shè)備等，同時還要配備紙質(zhì)檔案與電子檔案存儲、查閱及日常管理所需的辦公用房。在軟件方面，建筑企業(yè)要根據(jù)企業(yè)需求，委托相關(guān)軟件開發(fā)企業(yè)，或采取招標模式由軟件開發(fā)企業(yè)負責(zé)提供檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)、應(yīng)用管理與后期維護等服務(wù)。

第三，相較于檔案館，建筑企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強，對此，建筑企業(yè)要安排專項資金，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，做好檔案管理人員教育、培訓(xùn)工作，加強信息化培訓(xùn)，使檔案管理人員熟悉信息技術(shù)，熟練應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。檔案管理人員要及時了解檔案信息化管理及建設(shè)的最新要求和技術(shù)標準，在業(yè)務(wù)上接受建委檔案管理部門、行政主管部門、相關(guān)監(jiān)查部門的指導(dǎo)，滿足數(shù)字化時代建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的新要求，使建筑工程檔案做到人人參與、專人管理、層層審批、環(huán)環(huán)相扣。

（二）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，圍繞系統(tǒng)管理檔案

第一，建筑工程檔案是掌控工程施工、工程質(zhì)量、工程進度與費用支出的重要憑證，建筑企業(yè)要利用檔案信息化管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將檔案資料和項目管理相結(jié)合，構(gòu)建檔案管理與項目管理相互支持、同步運行、相互促進的新模式。

第二，建筑企業(yè)要構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，用于存儲歷史數(shù)據(jù)與在建設(shè)項目數(shù)據(jù)等。歷史數(shù)據(jù)一般由已竣工驗收的施工項目提供，只需要把紙質(zhì)檔案掃描進檔案數(shù)據(jù)庫存儲即可，以利于后期檔案的查詢、使用。同時，大型的施工項目往往由多個參建單位組成，需要建筑企業(yè)在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)置獨立的系統(tǒng)，再由建筑企業(yè)將這些獨立系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，根據(jù)項目建設(shè)階段與管理范圍設(shè)置使用權(quán)限與身份驗證；利用主系統(tǒng)對招標采購、設(shè)備材料、施工現(xiàn)場、工程監(jiān)理、咨詢服務(wù)及財務(wù)審批等進行控制，做好工程進度與質(zhì)量等方面的動態(tài)管理及項目全過程監(jiān)督。需注意的是，在主系統(tǒng)權(quán)限的控制上，必須做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，及時更新并完善系統(tǒng)管理與信息技術(shù)。

（三）健全信息標準，防控檔案安全隱患

第一，建筑工程檔案在使用信息技術(shù)進行檔案資料采集、存儲、歸檔及管理中涉及多個項目運行環(huán)節(jié)，包括工程造價咨詢、招標代理、施工管理、工程監(jiān)理、財務(wù)管理、跟蹤審計及檔案管理等多個部門或單位，在一定程度上存在信息泄露或數(shù)據(jù)遭到破壞的風(fēng)險，特別是在信息技術(shù)與建筑工程檔案相融合的大環(huán)境中，防范信息安全風(fēng)險顯得尤為重要。為確保檔案信息化管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)在檔案信息化管理及建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)安全，建筑企業(yè)信息部門要制定相應(yīng)的安全標準，結(jié)合單位實際確定保密級別，設(shè)置信息安全閥門，并制定安全防護措施，盡量避免信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全不完善造成不良影響，如數(shù)據(jù)丟失、泄露或遭遇黑客攻擊及信息被竊取等。

第二，建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)從構(gòu)建數(shù)據(jù)庫到數(shù)字化平臺，在技術(shù)及管理方面尚存在不足，需要技術(shù)人員進一步探索檔案信息化管理的方法，并在實踐中總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，制定信息化管理的新標準，實現(xiàn)檔案信息化管理的精細化、規(guī)范化。例如，提高對檔案信息化管理的重視程度，選擇學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)能力強、專業(yè)對口、具有良好職業(yè)道德的檔案管理人員負責(zé)檔案信息化管理工作，確保專人負責(zé)該項工作；做好工程資料的數(shù)據(jù)采集工作，對工程重要環(huán)節(jié)的資料要設(shè)定歸檔時限，以保證工程項目管理人員與參建單位能隨建隨收、及時對接，確保歸檔資料的完整性；檔案審核人員要把好檔案資料審核關(guān)，做到環(huán)環(huán)相扣，確保參建單位可以及時對接施工資料，確保入庫檔案的真實性、原始性與準確性；加強與軟件開發(fā)企業(yè)的溝通，構(gòu)建完善的應(yīng)用反饋與評價機制，利用適時調(diào)整檔案入庫標準、定期抽檢及后臺管理模塊等技術(shù)方法，規(guī)避并改善審查遺漏、查檔緩慢、文不對題及加密不清等問題。

（四）推動信息集成，實現(xiàn)檔案信息共享

第一，檔案信息化管理及建設(shè)離不開人的操作，程序規(guī)范、權(quán)責(zé)明確的人員分工是確保檔案信息化科學(xué)管理及建設(shè)的基礎(chǔ)。建筑企業(yè)主管項目建設(shè)部門要明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，選派業(yè)務(wù)能力強、有責(zé)任心的人員負責(zé)檔案信息化管理及建設(shè)工作，做到職責(zé)明確，責(zé)任到人。在工程實施中要及時采集有效的檔案信息，并監(jiān)督項目運行中的薄弱環(huán)節(jié)或存在的漏洞；項目竣工驗收后要根據(jù)檔案管理要求及時歸檔，規(guī)避建筑項目整理不規(guī)范、資料缺失、超期存放等問題；檔案移交后，檔案管理人員要做好檔案的日常查詢借閱、信息補充等工作。建筑企業(yè)檔案管理部門要明確歸檔范圍及保管期限，并選派熟悉建筑工程管理的人員負責(zé)檔案管理工作，使檔案管理做到責(zé)任明確、出入庫程序符合相關(guān)規(guī)范和各項手續(xù)完整等。檔案信息化管理系統(tǒng)要做到兩個及以上職能部門可以在同一系統(tǒng)上實現(xiàn)共同管理、無縫對接，從而保障建筑工程檔案管理的連續(xù)性，避免因時間跨度大造成資料缺失問題，實現(xiàn)各建筑項目間的信息互通、資源共享。

第二，建筑企業(yè)工程項目建設(shè)一般由工程管理部門負責(zé)牽頭，紀檢、招標采購、財務(wù)、審計、資產(chǎn)、安保及后勤等部門共同參與，除了及時向相關(guān)部門報送文件及匯報信息外，在資金來源、工程招標采購、國有資產(chǎn)管理、資金來源與支出情況、后勤服務(wù)配合及工程全過程審計等方面，也需要建筑企業(yè)各部門之間加強交流與信息溝通。利用數(shù)據(jù)集成及后臺權(quán)限平臺，檔案信息化系統(tǒng)需要根據(jù)工程實際情況及部門職責(zé)確定平臺的瀏覽、查閱權(quán)限，把工程檔案平臺和建筑企業(yè)辦公系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，從而減少信息資源與人財物力的浪費，提高部門協(xié)作能力與工作效率，強化對施工項目的監(jiān)督檢查，為建筑企業(yè)審批及決策提供依據(jù)。

建筑工程檔案信息化管理及建設(shè)的保障措施

（一）人員隊伍建設(shè)

第一，建筑企業(yè)要加強與高校檔案管理專業(yè)的合作，建筑企業(yè)為高校檔案專業(yè)學(xué)生提供實習(xí)崗位，高校則可為建筑企業(yè)的檔案管理人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高建筑企業(yè)檔案管理人員的信息化水平。

第二，建筑企業(yè)可以通過“請進來”的方式，邀請具有豐富檔案管理經(jīng)驗的人員與檔案信息化技術(shù)人員到企業(yè)授課，讓企業(yè)檔案管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理人員的管理水平。建筑企業(yè)也可利用檔案信息化培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的操作流程與技術(shù)要點，從而提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)能力，使其熟練操作檔案信息化管理系統(tǒng)。

第三，建筑企業(yè)檔案管理部門要做到人員配置合理，把檔案信息化管理及建設(shè)學(xué)習(xí)能力較弱或年齡較大的人員調(diào)離檔案信息化管理崗位，留出檔案信息化管理技術(shù)崗位，制定優(yōu)惠政策，招聘業(yè)務(wù)能力強、信息化管理水平高的人員來處理檔案信息化管理及建設(shè)工作。

（二）管理制度建設(shè)

第一，建筑企業(yè)要制定嚴格的檔案信息化管理制度，從制度上對檔案管理人員的業(yè)務(wù)進行規(guī)范，防范檔案管理人員因操作不規(guī)范造成文件格式不統(tǒng)一，影響后續(xù)檔案信息的使用。例如，建筑企業(yè)要根據(jù)檔案信息化管理及建設(shè)的內(nèi)容制定相關(guān)的管理制度，明確檔案管理準則，使檔案管理人員有法可依，有據(jù)可循，從而提高檔案信息化管理及建設(shè)的質(zhì)量與效率，確保檔案信息符合使用需求，提高建筑企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

第二，建筑企業(yè)要對檔案分類與數(shù)據(jù)管理作出明確規(guī)定。各類建筑工程檔案要分門別類地進行歸檔，相對不易理解的數(shù)據(jù)要在檔案中加入工程結(jié)構(gòu)圖或?qū)嶋H設(shè)計圖，協(xié)助建筑工程運維人員更好地維護建筑物，充分發(fā)揮檔案信息化的最大管理效果。檔案管理人員要嚴格落實檔案標準規(guī)范，確保檔案信息化管理及建設(shè)與建筑各項數(shù)據(jù)相匹配，提高檔案信息化管理及建設(shè)的規(guī)范化與標準化水平。

第三，檔案管理人員要根據(jù)檔案信息化管理及建設(shè)的特點，對工程建設(shè)中的各部門數(shù)據(jù)信息作出統(tǒng)一格式的要求，從而充分發(fā)揮檔案信息的使用價值。

總而言之，建筑工程的檔案信息是建筑企業(yè)在發(fā)展中形成的重要歷史資料，對企業(yè)發(fā)展具有重要作用。建筑企業(yè)要高度重視檔案信息的存儲工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好檔案信息化管理及建設(shè)工作，從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力著手，打造完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案信息化管理及建設(shè)水平，使企業(yè)取得良好的經(jīng)濟效益與社會效益，助力企業(yè)進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]鄒秀瓊.建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(10):91.

[2]黃閔春.大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(17):57-59.

[3]葛燕.論大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設(shè)[J].磚瓦,2020(8):76-76+78.

[4]劉火金.試論大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代物業(yè)：新建設(shè),2020(02):80.

[5]葉靜.大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設(shè)[J].市場周刊·理論版,2020(50):181.

[6]尹學(xué)新.建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及對策探究[J].城建檔案,2021(12):21-22.

[7]褚錫星.對基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法的研究[J].山西檔案,2019(02):113-115.

[8]田超.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].中小企業(yè)管理與科技,2021(02):11-12.

[9]丁靈燕.信息技術(shù)在建筑工程檔案管理創(chuàng)新中的應(yīng)用[J].中國建筑金屬結(jié)構(gòu),2021(06):34-35.

[10]張海琳,王玲.基于數(shù)據(jù)包絡(luò)分析的建筑工程檔案資料智能管理系統(tǒng)[J].自動化與儀器儀表,2019(05):238-242.