當(dāng)前，檔案管理越來越受重視，有力地推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。在信息化技術(shù)已全方位滲透到人們生產(chǎn)生活的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化逐漸成為檔案管理的發(fā)展主線。因此，以強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)為目標(biāo)，探討檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義和建設(shè)要求，通過論述檔案管理信息化建設(shè)要素及面臨的工作困境，探索適用于當(dāng)下的檔案管理信息化發(fā)展路徑。

隨著數(shù)字化、信息化技術(shù)的發(fā)展，以及無紙化、自動化辦公模式的普及，紙質(zhì)檔案已不能滿足信息時(shí)代的要求。檔案載體的改變直接影響了檔案管理工作，在實(shí)踐中以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)人工作業(yè)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，逐漸成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢?；诖耍钊胙芯繖n案管理信息化有助于提高工作質(zhì)效。

檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，檔案管理信息化發(fā)展是大勢所趨，是提高檔案管理質(zhì)效，進(jìn)一步發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值的必然選擇?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，明確提出各地必須認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作。事實(shí)上，檔案管理信息化發(fā)展意義重大，是檔案管理改革的新方向，也是推進(jìn)檔案管理科學(xué)發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級的良好思路[1]。結(jié)合實(shí)踐不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義如下。

第一，提高工作質(zhì)效。檔案管理信息化發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，基于先進(jìn)技術(shù)全面革新工作模式，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作質(zhì)效得以提升。這一過程中，可依托先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備減輕檔案管理人員的工作量與工作壓力，起到降本增效的作用。

第二，增強(qiáng)各類單位綜合實(shí)力。檔案可用于反映歷史，也可用于預(yù)測未來。無論是政府部門還是企事業(yè)單位的內(nèi)部管理，都需要以檔案管理為基礎(chǔ)。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)中，檔案管理信息化發(fā)展能進(jìn)一步挖掘檔案價(jià)值內(nèi)涵，提高檔案實(shí)用性，切實(shí)增強(qiáng)檔案使用單位的綜合實(shí)力。

第三，完善檔案服務(wù)。檔案管理本身具有服務(wù)價(jià)值，管理水平越高，服務(wù)能力越強(qiáng)?；跈n案管理信息化發(fā)展，檔案輸入輸出便捷性、檔案信息的安全性與保密性、檔案應(yīng)用有效性都將得到提升，檔案的綜合服務(wù)水平也會得到提高。

第四，社會資源共享。檔案是一種十分重要的社會資源，它對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。隨著檔案事業(yè)發(fā)展，構(gòu)建檔案資源體系，打造檔案強(qiáng)國成為檔案事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，而這一過程要求各單位做好檔案管理以及數(shù)據(jù)共享工作。檔案管理信息化發(fā)展是加速社會資源共享，提高檔案應(yīng)用便捷性和靈活性的有效方法。因此，強(qiáng)化檔案管理信息化發(fā)展至關(guān)重要。

檔案管理信息化建設(shè)要素

檔案管理信息化發(fā)展不可一蹴而就。在檔案管理信息化建設(shè)過程中必須強(qiáng)化建設(shè)要素分析和構(gòu)建分析框架，以確保檔案管理信息化的全面性和科學(xué)性。從現(xiàn)實(shí)角度來看，檔案管理信息化建設(shè)要素主要分為四大類：主體要素、客體要素、中介要素、環(huán)境要素。這四種要素共同形成了檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)，且相互影響，相互促進(jìn)[2]。

所謂主體要素，是指檔案管理信息化建設(shè)的參與主體，無論是機(jī)構(gòu)還是個(gè)人，都可被視為主體。通常來說，檔案管理信息化建設(shè)主體分為內(nèi)主體和外主體。內(nèi)主體多為檔案管理部門及員工，外主體則可分為企業(yè)、政府、高校等多種類型。檔案管理信息化建設(shè)的客體要素既是檔案信息資源，也是檔案使用者。隨著檔案管理要求的變化，檔案數(shù)量激增且載體類型不斷豐富，實(shí)現(xiàn)海量化、多樣化檔案的有效管理是檔案管理信息化建設(shè)的根本目的，所以必須在建設(shè)分析階段重視對檔案客體要素的管理。與檔案信息資源相比，檔案使用者屬于外部客體要素，是檔案管理信息化建設(shè)的主要服務(wù)對象，他們的使用需求也是檔案管理信息化發(fā)展的主要驅(qū)動力。

檔案管理信息化建設(shè)的中介要素，主要用于溝通主體和客體，即中介要素和主體要素可作用于客體要素。所以，檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中的中介要素是不可或缺的。它是保證檔案信息化管理順利開展，檔案價(jià)值作用有效發(fā)揮的基礎(chǔ)。從現(xiàn)實(shí)角度來看，信息處理與共享技術(shù)、信息組織形式、檔案管理流程、信息傳播平臺、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等都屬于中介要素。檔案管理信息化建設(shè)深受環(huán)境因素影響，所以在建設(shè)分析階段需要強(qiáng)調(diào)環(huán)境要素分析。在實(shí)踐中，檔案管理信息化建設(shè)的環(huán)境要素同樣有內(nèi)外之分，外環(huán)境要素為宏觀環(huán)境要素，即國家信息化政策；而內(nèi)環(huán)境要素則屬于微觀環(huán)境要素，主要指檔案管理信息化的軟件和硬件環(huán)境。

檔案管理信息化的發(fā)展困境

檔案管理信息化建設(shè)之路已經(jīng)開啟，各級各類單位都在以信息化發(fā)展為目標(biāo)推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級。但從當(dāng)前情況來看，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型并不順利，大部分單位都進(jìn)入了發(fā)展瓶頸期，而這種普遍性現(xiàn)象的出現(xiàn)讓檔案管理信息化發(fā)展受到阻礙。國家雖然大力支持和倡導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)，但仍有許多單位并未重視這一問題。無論是出于成本考量還是自身認(rèn)知有誤，很多單位的檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)都較為薄弱。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)中，檔案管理信息化的思想、制度以及物質(zhì)基礎(chǔ)都有待提升。此外，檔案管理信息化建設(shè)過程中一直存在專業(yè)人才不足、檔案載體轉(zhuǎn)型不徹底、“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重以及先進(jìn)工作模式難以落實(shí)等問題。這暴露了現(xiàn)行工作模式的局限性，若無法妥善解決這些問題必然會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展停滯不前。

檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展路徑

檔案管理信息化發(fā)展必須以提高檔案管理服務(wù)水平為根本目標(biāo)，信息化建設(shè)必須推進(jìn)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)中，各單位必須加強(qiáng)資金、資源的投入，強(qiáng)調(diào)技術(shù)、方法、制度、人才的支持，全面革新檔案管理發(fā)展體系，使信息化管理理念和方法得到有效落實(shí)。對于檔案管理工作人員來說，只有強(qiáng)化對主客體要素、環(huán)境要素以及中介要素的分析，明確檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)存困境及突破口，提出個(gè)性化解決措施，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展。

夯實(shí)工作基礎(chǔ)

檔案管理信息化發(fā)展基礎(chǔ)薄弱，是檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展難以順利推進(jìn)的根本原因。無論是思想層面的不重視，還是物質(zhì)層面的不充足，抑或是制度層面的不健全，都導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)“無所依”，檔案管理工作質(zhì)效難以提升?；诖?，提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展必須以夯實(shí)工作基礎(chǔ)為落腳點(diǎn)。

1.思想基礎(chǔ)

建立正確認(rèn)知、提高重視程度、革新工作理念，是夯實(shí)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展思想基礎(chǔ)的三大步驟，也是打破思想基礎(chǔ)薄弱桎梏，保證管理者思想先進(jìn)的根本方法。在這一環(huán)節(jié)中，各單位管理層以及檔案管理人員要進(jìn)一步提高重視程度，使檔案管理信息化發(fā)展理念深入人心，讓檔案管理信息化管理意識作用于實(shí)踐。為此，各單位必須強(qiáng)調(diào)思想層面的正確引導(dǎo)，從思想上改變認(rèn)知，轉(zhuǎn)變思想，使管理層和檔案管理人員高度重視檔案管理信息化發(fā)展。比如，轉(zhuǎn)變管理層思維，讓他們正確認(rèn)知這一發(fā)展模式的必要性和重要性，并基于中高層管理者的以身作則，為單位內(nèi)其他員工樹立榜樣；重視思想教育和宣傳，自上而下地宣傳國家對檔案管理的新要求、新規(guī)定，大力推廣檔案管理信息化理念，使其深入人心；重視檔案法、“十四五”規(guī)劃學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)管理者與檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，使其重視并積極參與檔案管理信息化建設(shè)。在這一階段，必須做好檔案管理信息化發(fā)展教育培訓(xùn)工作，改變檔案管理意識和觀念，從而為推動傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案管理信息化發(fā)展模式轉(zhuǎn)型提供思想支持。

2.制度基礎(chǔ)

檔案管理信息化建設(shè)必須有制度支持，所以夯實(shí)制度基礎(chǔ)十分必要。在實(shí)踐中，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)管理制度建設(shè)及保障措施的落實(shí)，重視制度體系的成熟性和完善性，強(qiáng)調(diào)制度實(shí)施的可靠性。新修訂的《中華人民共和國檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》是各單位檔案管理信息化制度體系建設(shè)的主要依據(jù)，無論是政府部門還是企事業(yè)單位，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)方面的規(guī)章制度時(shí)，都必須遵循以上政策法規(guī)，保證制度建設(shè)方向的正確性。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)中，還應(yīng)該運(yùn)用精細(xì)化管理思維推動檔案信息化管理制度建設(shè)。比如，建立電子檔案綜合管理制度，為電子檔案歸檔、保管、使用、共享提供明確指導(dǎo)；建立信息安全保密制度和數(shù)據(jù)移交接收制度，為檔案資源安全使用提供保障；建立檔案數(shù)字化技術(shù)制度、儲存技術(shù)制度，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理做好準(zhǔn)備；建立檔案查詢制度、分層使用制度、信息發(fā)布制度，為提高檔案管理服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)[3]。當(dāng)然，還需要建立全過程監(jiān)督機(jī)制、責(zé)任倒逼制度、績效評價(jià)機(jī)制以及長效化保障機(jī)制，以持續(xù)推動檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展。

3.物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，需要以充足的資金和資源作為支撐。在這一階段中，必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，重視基礎(chǔ)設(shè)施完善；還必須引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和高素質(zhì)人才。從現(xiàn)實(shí)角度來看，加大經(jīng)費(fèi)投入是保證物質(zhì)資源充足、夯實(shí)檔案管理信息化發(fā)展的根本方法。因此，應(yīng)強(qiáng)調(diào)?？顚Ｓ?，為檔案管理信息化發(fā)展提供專門的資金支持，并確保經(jīng)費(fèi)在軟硬件設(shè)施建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)與教育培訓(xùn)中的合理分配。為保證資金充足，可通過自籌經(jīng)費(fèi)、多渠道融資以及申請撥款等方式籌措資金。

優(yōu)化平臺建設(shè)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案管理信息化對人工的依賴性并不強(qiáng)。檔案管理信息化更強(qiáng)調(diào)技術(shù)與平臺支持。所以，檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展階段，必須優(yōu)化平臺建設(shè)，以構(gòu)建集成化、全面化、動態(tài)化的檔案管理平臺。從現(xiàn)實(shí)角度來看，政府部門、企事業(yè)單位的檔案管理需求并不完全相同，檔案資源的類型、數(shù)量、管理標(biāo)準(zhǔn)也存在差異，所以在構(gòu)建檔案管理平臺時(shí)要“因地制宜”，重視個(gè)性化設(shè)計(jì)，保證檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性。

在實(shí)踐中，可基于檔案管理現(xiàn)實(shí)需求打造智慧檔案管理平臺，可采用分層管理技術(shù)、模塊化設(shè)計(jì)理念，打造與自動化辦公系統(tǒng)相連的線上管理平臺。比如，打造具有人機(jī)交互功能，以及智慧采集、管理、儲存、移動服務(wù)功能的檔案信息化管理平臺，在平臺內(nèi)部設(shè)置多個(gè)管理模塊：（1）人機(jī)交互模塊，設(shè)有管理者和使用者兩個(gè)入口；（2）檔案歸檔模塊，設(shè)置多個(gè)子系統(tǒng)為不同載體的檔案歸檔提供支持；（3）檔案管理模塊，電子檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案實(shí)體管理服務(wù)；（4）檔案儲存模塊，設(shè)有云儲存以及電子檔案長期管理子系統(tǒng)；（5）移動服務(wù)模塊，提供檔案查詢、展示、共享服務(wù)。

加速檔案轉(zhuǎn)型

檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，同樣需要重視檔案資源管理，強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案重建，加速檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展奠定良好資源基礎(chǔ)[4]。此外，必須強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化建設(shè)，基于OCR識別技術(shù)將老舊的紙質(zhì)檔案以電子檔案形式重新錄入歸檔，為提高檔案管理便捷性，延長檔案使用壽命和提高檔案信息安全性奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)基于多種方式采集檔案資源，保證檔案形式的豐富性，推動檔案資源數(shù)據(jù)化管理水平的提升。在實(shí)踐中，要強(qiáng)調(diào)檔案信息轉(zhuǎn)化，重視數(shù)據(jù)資源的多形式存儲。比如，利用文字識別技術(shù)、聲音轉(zhuǎn)化技術(shù)、人臉識別技術(shù)，將音像檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成文本或電腦可處理的數(shù)據(jù)，讓檔案管理具有“雙保險(xiǎn)”。

重視人才培養(yǎng)

結(jié)合實(shí)踐不難發(fā)現(xiàn)，由于認(rèn)知錯誤或重視程度不高，許多單位的檔案管理工作崗位設(shè)置較為隨意，導(dǎo)致工作質(zhì)量難以達(dá)標(biāo)。事實(shí)上，檔案管理本身是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，而檔案管理信息化則對工作人員的從業(yè)素質(zhì)和能力提出了更高的要求，非專業(yè)人士很難勝任。要想保證工作質(zhì)量，必須重視專業(yè)人才培養(yǎng)。為此，管理層需要優(yōu)化崗位設(shè)置，從實(shí)際出發(fā)進(jìn)一步明確檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)，從而有針對性地開展人才培養(yǎng)。在實(shí)踐中，各單位可通過完善人才招聘與引進(jìn)機(jī)制不斷為管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液；構(gòu)建長效化培訓(xùn)考核機(jī)制，基于專業(yè)性培訓(xùn)、定期考核、綜合測評持續(xù)提升檔案管理人員綜合實(shí)力[5]。此外，必須強(qiáng)調(diào)跟崗培訓(xùn)，重視實(shí)操訓(xùn)練，基于“線上+線下”模式全面提升檔案管理人員的信息化工作水平。

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路，也是保證檔案管理方法先進(jìn)性、時(shí)代性和科學(xué)性的必然選擇。對于各類單位而言，檔案管理水平早已成為評價(jià)其核心競爭力的重要指標(biāo)。優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展能力，不僅對優(yōu)化各類單位內(nèi)部管理大有裨益，更對其激發(fā)發(fā)展?jié)摿驮鰪?qiáng)綜合競爭力十分有利。

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